8 (800) 700-95-46  Бесплатная консультация с юристом

Как сдать документы в архив на хранение

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Содержание

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

  • хранение документов в офисе;
  • сдача документации на внеофисное хранение;
  • создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • количество листов;
  • даты дела;
  • архивный шифр дела;
  • срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Как подготовить документы для сдачи в архив

Как подготовить личные дела для сдачи в архив

Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается.

На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем. При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел.

Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации.

Внимание Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Архив документов

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству

Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз.
3 введения к

Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
  • составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

  • не проводить систематизацию документов в деле;
  • не нумеровать листы дела;
  • не составлять заверительные надписи;
  • не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п.
1.1.2

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п.

2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст.
13.20 КоАП РФ). Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб.

Личное дело: текущее хранение и передача в архив

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.
3.5.5

Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Важно Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.
Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Подготовка документов к архивному хранению

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения.

При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

Как подготовить личные дела сотрудников для сдачи в архив

Необходимо соблюдать основные требования:

  • в дело формируются документы одного срока хранения (приказы по основной деятельности и по личному составу не могут составлять одно дело, приказы по личному составу, касающиеся приема и увольнения не могут составлять одно дело с приказами по отпускам и командировкам и т.д.);
  • в дело формируются документы за один год. Исключение составляют документы, которые невозможно разделить по хронологии физически (журнал регистрации документов, рукописная книга приказов, расчетно-платежные ведомости, в которых информация за разные месяцы расположена на оборотной стороне одного листа и т.д.). Наличие таких документов оговаривается в исторической справке и предисловии.

Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается.

Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно. Рис. 6.4.

Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела.

Порядок приема документов в архив

Вопросы, связанные с приемом документов в архив, у компании могут возникнуть в двух ситуациях: если речь идет о ликвидации или реорганизации фирмы или если мы говорим о действующей организации.

Это интересно:  Проверить регистрацию документов в росреестре

Нюансы приема документов в архив

Прием документов в архив организации осуществляется в отношении законченных делопроизводством дел длительного или постоянного хранения. Кроме того, в архив сдаются дела по личному составу для хранения и последующего использования.

Прием документов в архив организации в этом случае осуществляется исключительно по описям дел.

Если же мы говорим про дела временного хранения (до 10 лет), то их можно сдавать в архив организации по решению руководителя, но обычно подобные дела хранят в тех структурных подразделениях, где они были сформированы.

Подготовка документов к сдаче в архив

Помимо перечня необходимых к сдаче документов, очень важно знать, каким образом готовятся к сдаче документы, каким образом определяется порядок приема документов в архив.

В любом случае, подготовка дел структурных подразделений подразумевает тщательную проверку оформления документов каждого дела. Также необходимо проверить правильное формирование дел.

Если выявляются какие-либо недостатки, перед приемом документов в архив организации, эти недостатки следует устранить.

Прием документов в архив

Прием документов в архив осуществляется работников архива организации в присутствии работника структурного подразделения, который сдает документы.

При реорганизации фирмы прием документов в архив организации осуществляется по другому сценарию.

Сдачу документов в архив ликвидируемого предприятия, обязаны осуществлять председатель ликвидационные комиссии(ликвидатор) или конкурсный управляющий.

Архивирование документов при ликвидации фирмы

В общем порядке списываются документы, сроки хранения которых стекли, с обязательным составлением акта на списание. Документы, не подлежащие уничтожению, хранятся до истечения сроков хранения.Документы подлежащие обязательной передачи на гос.хранение, обрабатываются под правила принимающего архива.

Подготовка к приему документов в архив от нашей компании

Вне зависимости от того, о действующем или ликвидируемом предприятии идет речь, прием документов в архив должен осуществляться с обязательной описью на передаваемые документы. Процесс этот достаточно сложный, трудоемкий и длительный, поэтому все чаще фирмы, сдающие документы на архивное хранения, прибегают к помощи профессионалов.

Варианты порядка приема документов в архив

Еще один момент, который нужно учитывать: порядок приема документов в архив всегда определяет принимающая сторона: так, госархив устанавливает свои правила, частный архив — свои, внутренний архив организации, соответственно, свои. Это может создать определенные трудности для организаций, подготавливающих документы к сдаче в архив. И это еще один повод обратиться к профессионалам.

Осуществление приема и передачи в архив

Если вы не готовы тратить время и силы своих сотрудников, отвлекая их от своих прямых обязанностей, на подготовку к приему документов в архив, обращение в нашу компанию станет лучшим выходом из положения.

Мы имеем большой опыт работы в своей области и можем гарантировать вам: прием документов в архив организации будет осуществлен в кратчайшие сроки и по всем правилам, с учетом требований принимающей стороны.

Сдача документов в архив, подготовка документов

Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи.

Проведение экспертизы ценности документов

Данная процедура призвана выявить и разграничить документы по трем основным категориям:

  • Подлежащие для передачи в архив – дела постоянного и временного срока хранения свыше 10 лет, а также по личному составу.
  • Предназначенные для хранения в структурных подразделениях организации – документы временного срока хранения до 10 лет включительно.
  • Выделенные к уничтожению документы.

    В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.

    Оформление дел

    Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет. При этом данная процедура подразумевает проведение следующих работ:

    • Нумерация листов дела. Производится с целью закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности. При этом число листов в одном деле не должно быть более 250.
    • Составление заверительной надписи. Она содержит подробную информацию обо всех пронумерованных листах дела (их количестве, пропущенных, литерных номерах и т.д.). Лист-заверитель, как правило, помещается в конец дела перед выполнением переплета.
    • Внутренняя опись документов (по необходимости). Составляется для учета особо ценных документов, например, в личных или судебных делах. Она содержит информацию о номерах, видах и кратком содержании таких документов и т.д.
    • Подшивка. Перед переплетом из дела удаляются все металлические крепления. Подшивка выполняется в 4 прокола с использованием картонной обложки. При этом необходимо следить за тем, чтобы после оформления переплета текст документов можно было прочесть.

    Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно оформлять по упрощенным правилам. В частности, нет необходимости нумеровать листы, составлять лист-заверитель и систематизировать документы. Кроме того, они могут оставаться в обычных папках-скоросшивателях, без выполнения переплета.

    Составление описи

    Опись в обязательном порядке составляется на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Ее основное назначение – обеспечить учет, сохранность и систематизацию всех единиц, передаваемых в архив.

    Данный документ составляется по установленной форме и содержит развернутую информацию по каждому делу (номер, индекс, заголовок, дата заведения, количество листов и т.д.). Эти сведения называются описательными статьями. Под последней из них, в конце документа, делается итоговая запись, содержащая информацию о количестве дел, которые числятся в описи, и особенностях их нумерации.

    Только после согласования и подписания описи уполномоченными лицами становится возможной сдача документов в архив.

    Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

    Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

    Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

    Определение места хранения документов

    Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

    • хранение документов в офисе;
    • сдача документации на внеофисное хранение;
    • создание электронного архива.

    Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

    Офисное хранение документов

    Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

    Сдача документов на хранение вне офиса

    Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией.

    Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания.

    Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

    Создание электронного архива

    Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

    Подготовка документов для хранения в государственный архив

    1. Экспертиза научно-практической ценности документов

    Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

    2. Формирование дел

    3. Оформление дел

    На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

    • наименование организации;
    • код структурного подразделения;
    • номер дела;
    • заголовок дела;
    • количество листов;
    • даты дела;
    • архивный шифр дела;
    • срок хранения дела.

    Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

    4. Составление описей дел

    Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

    5. Брошюровка (переплет)

    Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов.

    Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов.

    Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

    6. Передача обработанных документов на хранение

    После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

    Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании

    Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

    Как подготовить документы для сдачи в архив государства

    Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

    После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

    Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

    Сдача документов в архив при ликвидации организации

    Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании.

    Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

    Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

    По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

    Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

    Как сдать документы в архив на государственное хранение?

    1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

    2. Заключить с нами договор на сдачу документов в архив.

    3. Определить дату и время начала работ.

    Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

    1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

    2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

    3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

    4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

    5. Акт выполненных работ.

    Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

    1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации); 2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии; 3. Свидетельство о ликвидации организации; 4.

    Решение организации о ликвидации; 5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве). 6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда. 7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников). 8.

    Это интересно:  Доступ к архивным документам

    Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.). 9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

    Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат. 10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках); 11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.

    ). 12. Акты о несчастных случаях. 13. Штатные расписания. 14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан. 15.

    Табели и наряды работников вредных профессий;

    16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

    Вместе с документами в архив передаются:

    1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
    2. Историческая справка в 1 экземпляре.

    Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

    Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

    На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

    Как сдать документы в архив на хранение

    Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями. По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий. Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

    Как сдать свои документы в госархив?

    Как сдать документы в архив на хранение

    Инструкция 1 Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись. 2 При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения. 3 Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет особую ценность, его, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт и прилагают к делу.

    Подготовка документов к архивному хранению

    Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

    Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню. Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

    Правила сдачи документов в архив

    Проверка документов при сдаче в архив Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.

    После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе “примечание” делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.

    Сдача документов на хранение в государственные архивы

    Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.15. Табели и наряды работников вредных профессий;16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии Вместе с документами в архив передаются: 1.
    Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;2. Историческая справка в 1 экземпляре. Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г.

    Сдача документов в архив

    Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.10.
    Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).12. Акты о несчастных случаях.13. Штатные расписания.14.

    Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

    Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения.

    Передаем дела в архив по всем правилам

    Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации. В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

    Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
    При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Функции ликвидационной комиссии После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

    Как сдать документы в архив на хранение

    Без архивной описи сдать документы на хранение нельзя.

    • Брошюровка. Документы, подлежащие хранению, переплетают — брошюруют. Переплетённые бумаги легче хранить и в них проще ориентироваться, они занимают меньше места, что немаловажно.
    • Передача на хранение. Документы передаются в архив по ранее составленной описи, притом в особо ценных из них проверяется количество листов, и ставится об этом отметка.

    Куда сдать документы на хранение и куда:

    • Ведомственный архив. Чаще всего это структурное подразделение организации, непосредственно ей подчинённое. Во вневедомственном архиве документы находятся до тех пор, пока не придёт время передать их на государственное хранение.
    • Государственный архив. Если документы передаются в государственный архив впервые, то на архивный фонд компании составляется историческая справка.

    Сдача документов на хранение в государственные архивы

    Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

    Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

    По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

    Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

    Как сдать документы в архив на государственное хранение

    1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

    2. Заключить с нами договор.

    3. Определить дату и время начала работ.

    Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

    1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

    2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

    3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

    4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

    5. Акт выполненных работ.

    Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

    1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
    2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
    3. Свидетельство о ликвидации организации;
    4. Решение организации о ликвидации;
    5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
    6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
    7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
    8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
    9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
    10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
    11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
    12. Акты о несчастных случаях.
    13. Штатные расписания.
    14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
    15. Табели и наряды работников вредных профессий;
    16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

    Это интересно:  Документы для вычета налога при покупке квартиры

    Вместе с документами в архив передаются:

    1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
    2. Историческая справка в 1 экземпляре.

    На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

    Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

    В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.

    Функции ликвидационной комиссии

    После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

    Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

    В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

    Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

    Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

    При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    Кто должен хранить документы ликвидируемой организации

    Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

    В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

    Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.

    Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

    • проведение экспертизы ценности документов;

    • составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

    Экспертиза ценности документов

    При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

    К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

    • распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);

    • списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

    • карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);

    • лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

    • акты о несчастных случаях, связанных с производством;

    • табели и наряды работников вредных профессий;

    • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

    • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

    • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

    • документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

    • списки работников, уходящих на льготную пенсию;

    • книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

    Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:

    • акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;

    • тарификационные ведомости – 25 лет;

    • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

    • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

    • списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

    Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

    Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

    К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

    К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

    На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

    Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив

    Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

    Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

    По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

    Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

    Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

    Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

    Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

    Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

    При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

    Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение

    Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.

    В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

    По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

    В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

    Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

    Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.

    Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

    Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.

    Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).

    ***Автор статьи Е.А. Кошелева , И.В. Пеньковой

    Статья написана по материалам сайтов: icredit-cards.com, vip-real-estate.ru, proektarhiv.ru.

    »

  • Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector