8 (800) 700-95-46  Бесплатная консультация с юристом

Учет денежных документов в бюджетном учреждении

Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2013, N 2

Финансово-хозяйственная деятельность казенных учреждений предполагает использование различных денежных документов: почтовых извещений о денежных переводах, талонов на ГСМ, почтовых марок, маркированных конвертов, санаторно-курортных путевок и т.д. Денежными средствами такие документы не являются, но имеют номинальную стоимость и подлежат хранению наравне с наличностью в кассе учреждения. Каким образом должен быть организован учет денежных документов, рассмотрим в статье.

Разбираемся с понятием «денежные документы»

В соответствии с п. 169 Инструкции N 157н под денежными документами нужно понимать различные документы с определенным денежным номиналом, входящие в следующий перечень:

  • оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п.;
  • оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, на турбазы;
  • полученные извещения о почтовых переводах, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и т.п.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Отметим, что данный перечень является открытым — так, в составе денежных документов кроме перечисленного выше могут учитываться:

  • железнодорожные билеты и авиабилеты;
  • проездные билеты на общественный транспорт;
  • карты оплаты телефонной связи (МТС, «Мегафон», «Ростелеком» и т.п.) и Интернета.

Денежные документы хранятся в кассе учреждения. В ходе проверок контрольные органы обращают внимание на наличие фактов приобретения таких документов и их учет, а также порядок их отражения на счетах бухгалтерского учета.

Отметим, что к денежным документам не относятся (и в их составе не учитываются):

  • немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
  • бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • бланки больничных листов и родовых сертификатов;
  • бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
  • неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.

В своей учетной политике учреждение приводит перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.

Порядок учета и хранения денежных документов

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» отмечаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».

Это интересно:  Графа 44 дт коды документов

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов.

Рассмотрим примеры отражения операций с денежными документами.

Талоны на бензин оприходованы в кассу учреждения и затем выданы под отчет водителям на месяц: 10 талонов Иванову В.В. и 15 талонов Сидорову И.И. В конце месяца водители представили авансовые отчеты с корешками от талонов. Учреждение освобождено от обязанности уплачивать НДС согласно ст. 145 НК РФ.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.
Получаемые по талонам ГСМ приходуются на основании корешков талонов, приложенных к авансовым отчетам водителей. В корешке содержится такая информация, как марка ГСМ и номер талона. Номер на отрывном корешке подтверждает факт использования именно тех талонов, которые были получены под отчет.

Пример 2. Казенное учреждение выдало работнику под отчет 2500 руб. для приобретения почтовых марок на сумму 1700 руб. и немаркированных конвертов на сумму 800 руб. Работник представил утвержденный руководителем авансовый отчет на сумму 2700 руб., из которых 1000 руб. израсходовано на приобретение немаркированных конвертов.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

Пример 3. Казенное учреждение приобрело всем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, проездные месячные билеты на городской транспорт посредством безналичных расчетов (с уплатой денежных средств через лицевой счет) в количестве 10 шт. на сумму 6600 руб. (без учета НДС).

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

Инвентаризация денежных документов в кассе

Инвентаризация денежных документов проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Контрольные мероприятия в отношении указанных активов осуществляются одновременно с проверкой денежной наличности в кассе. При этом делается обязательный полистный пересчет денежных документов по видам и номиналам.

Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Недостачи, хищения, потери денежных документов отражаются бухгалтерской записью:

Пример 4. В ходе проведения инвентаризации кассы в январе 2013 г. была обнаружена недостача топливных талонов на бензин А-92 в количестве 3 шт. номиналом 560 руб.

Работник (кассир) добровольно возмещает причиненный ущерб учреждению путем внесения в его кассу наличных денежных средств.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н будут сделаны следующие записи:

Оформление и учет денежных документов в бюджетных учреждениях

Денежные документы: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п.

Это интересно:  Поменять документы в одном месте

Денежные документы хранятся в кассе учреждения.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов.

Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям.

Учет денежных документов в бюджетных учреждениях

ДЕНЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Денежные документы – это документы, приобретенные учреждением, имеющие стоимостную оценку и хранящиеся в учреждении.

К денежным документам относятся:

  • талоны на нефтепродукты;
  • пластиковые карты на бензин, дизельное топливо;
  • талоны на питание;
  • санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников учреждения и членов их семей;
  • авиационные и железнодорожные билеты;
  • единые проездные билеты;
  • проездные билеты на отдельные виды транспорта;
  • карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет,
  • IP-телефонии междугородных, международных переговоров;
  • полученные извещения на почтовые переводы;
  • марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
  • маркированные конверты.

К денежным документам не относятся (и в их составе не учитываются):

  • немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
  • бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • бланки больничных листов и родовых сертификатов;
  • бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
  • неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.

В учетной политике бюджетного учреждения должен быть приведен перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ

  • Приобретение учреждением тех или иных денежных документов на основании Приказа Минфина России от 01.07.2013 № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» может отражаться по следующим статьям расходов:
  • по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ — приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, карт оплаты услуг связи и доступа в Интернет;
  • по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ – приобретение авиационных и железнодорожных билетов, единых проездных билетов и на отдельные виды транспорта;
  • по подстатье 262 «Пособия по социальной помощи населению» КОСГУ — путевок в санатории, дома отдыха, турбазы;
  • по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ — талонов на ГСМ.

Учет талонов на бензин в бюджетном учреждении

Инструкция: учет денежных средств в кассе бюджетной организации

Кассовая дисциплина: основа основ

Учет кассовых операций и денежных документов в бюджетном учреждении должен вестись в соответствии с Указаниями Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 и Инструкцией № 157н. Все особенности отражения бухгалтерских операций должны быть закреплены в учетной политике учреждения.

Как организовать учет денежных средств в кассе предприятия, чтобы избежать наказаний? Следуйте простому алгоритму.

Шаг № 1. Назначьте кассира

Вести кассу может любой работник учреждения. Например, руководитель или же специальный работник — бухгалтер-кассир. Однако с этим работником придется заключить особый договор о том, что он несет полную материальную ответственность за сохранность денег и прочих ценностей, хранящихся в кассе. О том, как это сделать, читайте «Как составить договор о материальной ответственности кассира».

Это интересно:  Какие документы нужны при приеме на работу

Шаг № 2. Установите лимит

Если расчеты производятся наличными деньгами, то лимит остатка кассы утвердить придется. Что такое лимит? Это определенная сумма денег, которая может постоянно храниться в сейфе компании. Эту сумму наличности не нужно сдавать в банк в конце рабочего дня.

Допустимый предел рассчитывается по специальной формуле: «Как рассчитать лимит остатка кассы».

Если в кассе хранится сумма, превышающая лимит, — штрафа не избежать. Исключением являются дни законных выплат. Например, день выплаты стипендий студентам или зарплаты врачам. В остальные дни излишки денег придется сдать в банк для зачисления на расчетный счет бюджетного учреждения. Для этого придется заполнить специальный бланк: «Пример заполнения объявления на взнос наличными».

Шаг № 3. Фиксируйте движение наличных

Для учета и отражения фактов движения наличных в организации предусмотрены специальные формы и бланки. Бюджетники применяют документы унифицированных форм, которые утверждены Приказом Минфина № 52н. Некоммерческие организации вправе разработать свои бланки первичной документации.

Однако ведение кассовой документации обязательно для всех. Исключений для субъектов бюджетной сферы не предусмотрено. Специальная подборка статей позволит досконально разобраться в тонкостях ведения кассовых документов:

Не забывайте составлять проводки «касса — бухучет». О том, как правильно вести учет налички в бюджетном учреждении, в статье «Проверь себя: порядок ведения кассовых операций».

Шаг № 4. Все операции проводите через онлайн-кассу

Если организация оказывает платные услуги, применение онлайн-кассы обязательно. Для некоторых налогоплательщиков чиновники предусмотрели исключения, но бюджетники и НКО к данным «счастливчикам» не относятся.

Так, в 2020 году все расчетные операции должны проводиться через онлайн-кассу. Если предприятие уклоняется от исполнения данного требования, ФНС наложит значительные штрафы. Ключевые правила закреплены в законе № 54-ФЗ.

Шаг № 5. Организуйте контроль

Нарушение кассовой дисциплины и правил учета обойдется предприятию очень дорого! Поэтому организуйте тотальный контроль за соблюдением действующего законодательства, возложите обязанности по проведению внезапных ревизий кассы на главного бухгалтера или иного ответственного работника.

Статья написана по материалам сайтов: finlit.online, www.proparus.ru, gosuchetnik.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector