8 (800) 700-95-46  Бесплатная консультация с юристом

Как запросить акт сверки с контрагентом

В современном мире часто встречаются ошибки в выписках, платежах и других бухгалтерских документах. Чтобы избежать недоразумений в этой области, необходимо знать, как можно запросить акт сверки с контрагентом и что для этого понадобится. В таком случае удастся самостоятельно контролировать выплаты и не переживать, что финансовые вложения имеют утечку. Что же представляет собой этот акт сверки расчетов с контрагентами, и какие его цели, рассмотрим далее.

Содержание

Понятие и суть запроса такого документа

При партнерских взаимоотношениях иногда случаются разногласия. Если они касаются финансовой части, то любая из сторон имеет возможность запросить акт, который либо подтвердит, либо опровергнет версию одного из партнеров. Письменным доказательством этому послужит именно такой документ. Им смогут воспользоваться бухгалтеры, контролирующие органы, члены ликвидационной комиссии и юридические представители. Иногда АС запрашивают периодически для личного внутреннего контроля за протеканием процессов покупки и оплаты за предоставленные товары.

Акт сверки формируется с такими целями:

  1. Для удостоверения в выполнении хозяйственных операций. Для современных организаций это очень актуально, поскольку большинство из них использует дистанционный способ оплаты и электронные переводы. Выписка счет-фактуры работает однобоко, в то время как акты о приеме и передаче могут возвращаться контрагентами в течение многих месяцев. Иногда субъекты хозяйствующей сферы специально не отслеживают отгрузочные документы.
  2. В качестве доказательств, прикрепленных к судебному разбирательству. Акт дает возможность определить наличие долга у какой-то из сторон и подсчитать его величину. Он послужит юридически важным доказательством в том случае, если будет правильно оформлен и заверен печатями и подписями.
  3. Для работы инвентаризационной комиссии при надобности проверки списания работниками бухгалтерии долгов по истечении их срока и возобновления периода отсчета неоплаченного платежа.
  4. Для проверки обоюдных притязаний между хозяйствующими субъектами при их длительном сотрудничестве.

Как регулируется акт сверки

Документ не имеет строгой формы и изменяется в зависимости от специфики работы компании. Однако руководствуясь законом «О бухгалтерском учете», можно сказать, что нормативными реквизитами, которые должны быть в нем указаны, являются:

  • название формы;
  • дата заполнения;
  • период, на который запрашивается сверка;
  • детальное описание двух взаимодействующих сторон, их полные наименования;
  • привязка к первичной документации;
  • перечень операций для проведения сверки расчетов с контрагентами;
  • подписи и расшифровка от представителей, ответственных за запрос и правдивость указанной информации.

Чтобы избежать недоразумений со стороны проверяющих или компаний-возражателей, обычно акт сверки взаиморасчетов контрагентами прикрепляют к положению об учетной политике и позволяют читать указанным субъектам.

Понятие и особенности акта сверки между поставщиками и покупателями

Такой АС представляет собой документ, в котором указываются все расчеты, денежные переводы за указанный промежуток времени. Чаще его запрашивают за месяц или квартал, реже – за год и весь период сотрудничества контрагентов. Акт сверки не является обязательным по законам Российской Федерации, однако периодически его делают многие партнеры. Кроме того, если существует определенная задолженность по оплате взятых кредитов или налогов или есть неоплаченные прочие расходы компании, документ может послужить отличным доказательством при подаче иска в суд для разбирательства.

Каждый покупатель должен иметь понятие, как составить АС, знать его особенности, и какие аспекты необходимо в нем отметить. В зависимости от заведения, которое покупает определенный товар и заключает договор с контрагентом, форма документа может отличаться. Важно заверить его 4 подписями: бухгалтера и руководителя каждой из сторон. В ином случае рассчитывать на юридическую силу бумаги будет сложно.

Как правило, акты сверки оформляются в виде таблицы, включающей информацию о кредитах, выплатах с датами, времени отправки и вручения товаров. Последняя строчка обычно предназначена для расчета разницы между расходами и начислениями, а также указания общей суммы за период, о котором идет речь.

При сверке часто придерживаются общих рекомендаций по инвентаризации нематериальных основных средств и финансовых вложений. Основным является обоснование всех величин средств, указанных в таблице. Обязательным будет сверка расчетных данных от поставщиков и подрядчиков. Сюда включаются обязательства по доставке товаров, что находятся еще в пути, детали поставок и документальное подтверждение по дебетам и кредитам.

Создание актов и их изучение обычно проводится с помощью специально разработанных программ. Если сторона, которая его запрашивает, уже ранее пользовалась ними, то документ создается автоматически по уже готовой форме. Это особенно удобно при работе с иностранными контрагентами, ведь сверка выполняется при помощи готовой базы и ранее внесенных данных.

Если сопоставление производится вручную, то используются материалы первичной документации и текущие сведения, описанные в таблице. Таким образом, можно получить протокол о проверке всех схождений финансовой стороны между двумя взаимодействующими организациями для ведения внутреннего контроля или использования в качестве доказательств о задолженностях и невыплатах при судебных слушаниях.

Как происходит запрос АС

Чтобы получить документ, можно выбрать один из самых удобных для представителей способов его запросить:

  • связаться с соответствующими органами по их каналу или электронной почте, написав письмо, образец которого просто найти в Интернете;
  • установить программы для входа коммуникационную систему, например, бизнес-платформы банков, которые дают возможность отслеживать платежи онлайн.
Это интересно:  Взыскание долгов с физических лиц судебными приставами

Иногда случается, что одна сторона подписала документ, а контрагент не подписывает. Тогда необходимо пойти иным путем: отправить заказное письмо с курьерской доставкой прямо по адресу оппонента. К нему можно приложить письмо о том, что, в случае игнорирования контрагентом данного документа на протяжении двух недель и непредставления акта о разногласиях АС, будет расцениваться как незаконные махинации.

Что происходит при выявлении расхождений

Обычно, получив запрос о расхождениях, стороны пытаются в короткий срок все перепроверить и уладить на уровне проведения переговоров. Однако при выявлении ошибки в одной из организаций они принимают запрос, корректируют данные и подписывают документ. Если же неточности наблюдаются в отчетах стороны, которая инициировала акт, то подписывается новый с указанием текущих данных, а старый считается недействительным.

Сколько хранятся такие акты

Точные сроки хранения не указываются. Стоит помнить о том, что учетная документация, которая, казалось бы, давно ушла в прошлое, может время от времени подниматься. При плановых проверках, проводимых органы налоговой инспекции, часто требуются АС даже давнего срока. Именно поэтому лучше хранить их подольше. Оптимальным термином является пятилетний период времени.

Деловая перписка как запросить акт сверки у контрагента

В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу. Полезная статья: Дополнительные сведения о запросе акта сверки и образец можно найти . Читайте по теме в электронном журнале Акт сверки взаиморасчетов — документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени.

В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной.

Как написать письмо для акта сверки

Единого образца для такого послания не существует, поэтому здесь следует руководствоваться общими правилами, принятыми для деловой переписки.

2 Начните текст сопроводительного письма со слов «Направляем вам».

Предварительно можно указать суть обращения «О пересылке документации», но это не является обязательным требованием, как и необходимость озаглавить документ.

Сообщите основания для передачи (в рамках договора, по запросу, по предварительному соглашению и т.д.). Перечислите все документы в разделе «Приложение». Если их

Составление запроса в ФСС о состоянии расчетов и для получения акта сверки с контрагентом: образцы документов

Акт сверки фиксирует текущее состояние расчетов между двумя взаимодействующими сторонами и предоставляет возможность требовать погашения дебиторской задолженности или согласовать и зачесть суммы налоговой задолженности.

Зафиксировать состояние взаимных расчетов подписанием единого документа могут покупатель и поставщик, налоговая инспекция и налогоплательщик, Пенсионный фонд и работодатель. .

Деловая перписка как запросить акт сверки у контрагента

Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов.

Опись

Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль.

Деловая перписка как запросить акт сверки у контрагента нет

Оформляется сверка специальным документом – актом, который подписывают обе стороны.

Просьба подписать и вернуть акт сверки

В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов.

Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям.Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате.При отправке документа по электронной почте есть два варианта его направления:

  1. вложением сканированного документа с подписями уполномоченных лиц;
  2. копированием образца в тело электронного письма.

Второй вариант допустим в случаях, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота.

Деловая перписка как запросить акт сверки у контрагента отсутствует

В последнем случае оппоненты, чувствуя приближающиеся проблемы, умышлено игнорируют необходимость отработки высланного акта сверки. Это обычная практика, вот только бухгалтерия обязательно должна сработать. Для этого специалист финансовой службы формирует письменный запрос с просьбой либо отработать документ по форме инициатора, либо вывести свои данные для проверки достоверности учета.

Что такое письмо о предоставлении акта сверки

Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики.
Будь то компания или индивидуальный предприниматель, каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства. Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения.

Более того, при регулярном обмене актами сверки взаиморасчетов и налаженном механизме этого процесса необходимость в сопроводительных письмах может попросту отпасть.

Требования к оформлению

    Шрифт, его стиль и размер. Рекомендуется к использованию Тimes New Roman или как альтернатива Times DL.

Размер шрифта может варьироваться в диапазоне от 12 до 14. Межстрочный интервал – 1-2.

  • Состав реквизитов документа. Всего ГОСТ содержит 30 таких пунктов, рекомендованных для применения в официальных письмах.
  • Требования к размещению реквизитов на бумаге.
  • Как написать письмо о предоставлении АС

    Форма

    Сам письменный документ по сути содержит просьбу, а потому он должен быть оформлен по всем правилам.

    • В письме явно должны быть указаны адресат и отправитель, отражена суть обращения, соблюдены вежливость.
    • Не менее важны юридические реквизиты письма, — дата, подписанты и деловой стиль (официальный бланк).
    • Если к обращению есть приложения (акты), об этом необходимо указать в теле письма.

    Скачать образец письма можно здесь.

    Инструкция по составлению

    • Вступительная часть отводится под реквизиты. Лучше всего использовать стандартный бланк компании.

    Акт сверки взаиморасчетов — это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.

    Для чего нужен образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов

    В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.

    Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма.

    Это запрос, составленный по правилам ведения делопроизводства. Письмо лучше всего оформлять на фирменном бланке организации и подписывать именно руководителем (лицом, его заменяющим по приказу).

    Делается это не согласно традициям, а исключительно потому, что именно руководитель обладает правом переписки в организации. К тому же подписав такой запрос, бухгалтер лишний раз напомнит о низком состоянии дисциплины конкретных контрагентов.

    Нормы

    Применение конкретной нормы Закона для письменных запросов зависит от двух параметров:

    • Суть запроса.
      Письмо может являться сопроводительным для уже подготовленных актов.

    Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.

    Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили образец сопроводительного письма к контракту. В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.

    Требования к содержанию

    Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:

    1. Реквизиты отправителя.
    2. Реквизиты получателя.
    3. Дата и номер обращения.
    4. Содержание.
    5. Приложение.
    6. Подписи.
    7. Контакты того, кто направляет акт сверки.

    Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    (Москва)
    (Санкт-Петербург)
    (Федеральный номер)

    Обмен актами сверки

    Проверить и подтвердить наличие задолженности или переплат при расчетах с контрагентами можно с помощью обмена актами сверки взаиморасчетов.

    СБИС предоставляет возможность обмениваться актами сверки даже если учет ведется в другой системе (например, в 1С).

    Для организаций, которые ведут учет в СБИС, создан специальный отчет «Взаиморасчеты». С его помощью система мгновенно создает акт сверки с контрагентом за указанный период.

    Обмен актами сверки происходит на основании установленного регламента. Вы можете выступать как в качестве инициатора сверки, так и контрагента, сравнивающего варианты взаиморасчетов.

    Сверку можно проводить через электронный документооборот или обмениваться актами по email или почте.

    Обмен актами сверки через ЭДО

    1. Запрос
      • Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт сверки, либо загружает его из своей учетной системы и отправляет его по ЭДО.
    2. Сверка взаиморасчетов
      • Контрагент получает входящий акт сверки. Как только документ поступил в кабинет организации, система автоматически создаст его карточку;
      • Бухгалтер формирует данные по взаиморасчетам в своей учетной системе. Если учет ведется в СБИС — это удобно сделать с помощью отчета «Взаиморасчеты».
      • На основании полученных данных производится сверка взаиморасчетов с данными инициатора. СБИС сравнит варианты и покажет расхождения.
    3. Отправка результатов
      • Если результаты сходятся — контрагент отправляет уведомление об утверждении акта сверки. В противном случае необходимо предоставить свой вариант взаиморасчетов инициатору. СБИС автоматически создаст карточку исходящего акта сверки — останется только проверить и отправить его.

    Обмен актами сверки без ЭДО

    1. Запрос
      • Инициатор сверки взаиморасчетов создает исходящий акт сверки, либо загружает его из своей учетной системы и отправляет его по электронной почте, либо на бумаге.
    2. Сверка взаиморасчетов
      • Получив акт сверки на электронную почту в формате XML, PDF или Excel — контрагент создает входящий акт сверки вручную и прикрепляет к нему полученный файл.
      • Бухгалтер формирует исходящий акт сверки в СБИС, либо загружает данные из своей учетной системы в СБИС, и сравнивает акты вручную.
    3. Отправка результатов
      • Если результаты сходятся — бухгалтер подписывает акт инициатора и отправляет его с уведомлением о том, что взаиморасчеты верны. Если были найдены расхождения — необходимо отправить свой вариант сверки контрагенту.

    С чего начать

    Для формирования актов сверок в СБИС все уже готово, дополнительные настройки не требуются.

    Акт сверки с контрагентами: правила запроса и особенности составления

    Один из наиболее популярных документов в бухгалтерском учете, акт сверки, позволяет избежать ошибок разнесения выписок и платежей. В форме, инициировать создание которой может любая из сторон хозяйственных отношений, отражаются сведения денежного характера по отгрузкам и оплатам между организациями. В начале и в конце акта сверки выводится сумма с задолженностью в пользу того ли иного контрагента.

    Основная функция документа – получить письменное подтверждение или разногласия от второй стороны. Документом могут воспользоваться сами работники бухгалтерии, проверяющие, штатные юристы для составления претензии и участники ликвидационной комиссии.

    Что такое акт сверки с контрагентами

    Понятие и суть

    Невзирая на то, что в действующем законодательстве нет четкого определения сроков издания такого документа, составление акта сверки (АС) является нормой для любого порядочного бухгалтера. Работа с документом, подтвержденным второй стороной, позволит упредить ошибки в налоговом или бухгалтерском учете.

    Также наличие подшитого в деле акта всегда поможет решить спорные вопросы, так как по нему можно доказать факт принятия к учету тех или иных сумм. Согласно Постановлению Президиума Высшего арбитражного суда, за номером 13096/12 от 2013 года, дата подписания акта сверки может использоваться как день отсчета нового срока исковой давности.

    Цель формирования

    1. Первой функцией, которую выполняет акт сверки, является подтверждение хозяйственных операций. Особенно документ актуален сегодня, когда большинство организаций применяют для расчетов системы дистанционного банковского обслуживания. Счет-фактуры подтверждают отгрузку, но только в одностороннем порядке, а акты приема-передачи могут возвращаться от контрагентов годами. Причем хозяйствующие субъекты могут «не придавать значения» отработке отгрузочных документов умышленно.
    2. Акт сверки требуется для предъявления доказательств в суде. Именно по этому документу возможно определить наличие долга (иногда посчитать) за ответчиком.
    3. Двусторонний акт используется в работе инвентаризационной комиссии. Согласно учетной политике организации, бухгалтерия периодически может списывать безнадежные долги (в отношении которых истек срок исковой давности). Отметка бухгалтерии оппонента позволяет заново отсчитывать период, в течение которого остается возможность инициирования судебного разбирательства.
    4. Четвертой функцией, которую используют бухгалтеры, является проведение взаимных требований между хозяйствующими субъектами при долгосрочном сотрудничестве.

    Обязательно ли его делать

    Специальных требований к периодичности составления и отработки таких форм нет. Частота издания таких документов может определяться учетной политикой организации в зависимости от специфики деятельности компании. Например, в газовых компаниях обычно запрашивают такты сверок ежеквартально.

    Форма

    Как таковой формы документа не устанавливается. Бланк всегда можно скачать в сети интернет и воспользоваться рекомендациями по его заполнению.

    За организациями сохраняется право вносить свои изменения в форму. Такие действия обычно совершаются для целей повышения информативности АС.

    Нормативное регулирование

    Как уже отмечалось ранее, форма АС ничем не устанавливается. Вместе с тем, при его составлении корректно будет применять требования общеотраслевого Федерального Закона 129 «о бухгалтерском учете». В нормативе приводится содержание обязательных к отражению реквизитов:

    • Наименование формы, дата составления;
    • Подробное описание взаимодействующих субъектов отношений;
    • Содержательная часть – хозяйственные операции, подлежащие сравнению между учетными системами контрагентов;
    • Подписи ответственных должностных лиц с расшифровкой.

    Во избежание недоразумений и претензий со стороны оппонентов или проверяющих организации обычно закрепляют форму акта сверки в положении об учетной политике.

    Как запросить такой АС

    • Можно использовать несколько способов, чаще всего используют отработанный канал связи, например, электронную почту.
    • Альтернативным вариантом запроса, который всегда можно будет подтвердить, является загрузка в коммуникационную систему. Обычно такие программы используют оба субъекта хозяйственных отношений. Это могут быть платформа «ДИАДОК», «Сбербанк бизнес онлайн» и другие приложения.

    Сверка с контрагентами в программе Бухгалтерия Контур описана в данном видео:

    Если контрагент отказывается подписывать акт

    В таком случае выход только один – направить документ, оформленный по правилам бухгалтерского учета заказным письмом (курьером) на юридический адрес оппонента.

    При этом к акту сверки необходимо приложить сопроводительное письмо. В своих действиях всегда можно сослаться на то, что, если контрагент в течение 10 дней после вручения не прислал свои возражения (акт с разногласиями), акт сверки можно считать офертой.

    Расхождения в документе

    Обычно такие пометки ставятся в документах редко. На практике, бухгалтеры, следуя этикету, стараются уладить противоречия в ходе переговоров.

    • Все обсуждается, если одна сторона признает неточности в своем учете, ее сотрудники делают корректировки и подписывают акт другой стороны.
    • Если ошибки выявлена на стороне инициатора, формируется новый акт, прежний документ считается недействительным.

    Срок хранения

    Период, в течение которого лучше хранить учетную документацию, обычно основывается на предписаниях законодателя. С точки зрения необходимости таких документов, они могут быть востребованы в течение срока исковой давности.

    Нередко такие документы запрашивают налоговые органы, поэтому в крупных корпорациях обычно хранят такие документы дольше положенного времени. Согласно общему правилу, хранить такие документы следует не дольше пяти лет после обревизования.

    Как сделать акт сверки по контрагенту, если с ним заведено несколько договоров, расскажет это видео:

    Статья написана по материалам сайтов: selsovet-trudovoe.ru, sbis.ru, uriston.com.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector