+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Кому можно выдавать деньги в подотчет

Содержание

Какие изменения нужно учитывать в 2020 году

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

  • получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
  • для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
  • выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Таким образом, с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2020 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Как выдать деньги под отчет по новым правилам

Новые правила подотчета с 19 августа 2020 года

Недавние изменения законодательства о выдаче подотчетных сумм дают возможность несколько упростить эту процедуру. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления документов, чтобы понять, в чем заключаются преимущества.

Основание для выдачи денег в подотчет

Напомним, что до 19 августа денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Но 19 июня ЦБ внес изменения в подотчет (Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У), вступившие в силу 19.08.2017. Теперь пункт 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У позволяет обосновывать передачу денег работнику двумя способами:

  • издать распорядительный документ о выдаче подотчетных средств (как правило, это приказ);
  • оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Это интересно:  Порядок уплаты страховых взносов в 2020 году

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь в связи с изменениями по подотчетным суммам в 2020 году организация может выбирать основание для выдачи денежных средств.

Во многих случаях удобнее будет оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно и/или одновременно. В этом случае не нужно оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать «общий» приказ о выдаче им наличности.

Предлагаем такой вариант приказа по новому образцу для подотчета с 19 августа:

Оформление кассовых документов в электронном виде

Эти новшества будут очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Деньги в подотчет должникам

Новые правила подотчета 2020 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У исключено условие о том, что деньги можно выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Однако руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Но необходимо ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения 2020 года не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины.

Кому можно выдавать деньги в подотчет

· Сентябрь 18, 2020

Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику

Для безналичных подотчетных выплат нормативного документа нету. То есть, порядок совершения операций по выдаче подотчетных финансовых средств в безналичной модели обязан быть зафиксирован в локальных актах организации (или предпринимателя).Порядок ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую можно выдавать в подотчёт.

Размер хозяйственно-операционных расходов компания определяет лично в зависимости от вида их назначения.То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации.

При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения

sovetnik36.ru

Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту. Главные правила Подведем итог вышесказанного:

    Под отчет может быть выдана любая сумма. С 19.08.2019 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать. Также про подотчетные лица изменения 2020 говорят, что с 19.08.2019 г.

Что же касается изменений, то квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру с 19 августа 2020 года можно направить на электронную почту вносителя.

Важно При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в электронном приходном ордере, кассир проставляет отметку о необходимости его переоформления и направляет

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

Но с 19 августа 2020 года делать это необязательно.

Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

  1. ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
  2. Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
  3. Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы

Обычно подотчетные суммы перечисляются на банковскую карту в большинстве случаев.Полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией.Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ А.

Выдача денег под отчет из кассы в 2020 году

Если участником операций с наличными является гражданин, не зарегистрированный в качестве ИП, то предельный размер расчетов не учитывается.

Не применяется лимит и в случае выдачи в 2020 г. денег под отчет из кассы или выплаты заработной платы.

Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к , и с учетом фактических показателей компании.

Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк.

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2020 году

При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У. Правило 2. Выдача денег подотчетному лицу оформляется на основании приказа или иного распорядительного документа руководства фирмы либо письменного заявления работника. В заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги.

Это интересно:  Прием генерального директора на работу пошаговая инструкция

Кроме этого, необходимо описать цель, на которую необходимы подотчетные средства, чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью предприятия (п. 6.3 указания № 3210-У). При этом если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетников, суммы, целей и срока выдачи.

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2020 году

Еще чаще сотрудники просто не возвращают средства по незнанию или специально.

Чтобы перестраховаться, лучше прописать этот пункт в или обязать работников предоставлять . В некоторых случаях его отсутствие может повлечь за собой серьезные последствия для компании. К отчету должны быть приложены бумаги, которые могут подтвердить произведенные расходы (чеки, и т.

д.). Бухгалтер или другое уполномоченное лицо проверяет отчет и подтверждает, что средства были потрачены без нарушений. Далее документ подписывает руководитель и только затем происходит списание подотчетных средств.

Еще один момент, о котором забывают бухгалтеры, это кассовый ордер.

Форма этого документа утверждена законодательством и без него производить подобные расчеты нельзя ().

Поэтому выдача денег из кассы предприятия может расцениваться налоговыми органами как серьезное нарушение процедуры. А что делать, если сотрудник не вернул остаток денег?

В этой ситуации есть только один выход – удержание определенной суммы с его зарплаты.

Как производится выдача наличных денег под отчет

В подтверждение этому есть еще и письмо самого Банка РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14г., прямо оговаривающего признание работником для цели выдачи ему средств под отчет того лица, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера. Например, договор подряда. Данное утверждение распространяется также и на сотрудников предпринимателя;

  1. деньги признаются выданными под отчет, если их цель – это оплата расходов, связанных с деятельностью организации или предпринимателя;
  1. выдача средств под отчет возможна только, если нет никакой задолженности у сотрудника по ранее полученным им средствам под отчет.

    Порядок выдачи подотчетных сумм в 2020 году

    Статьи по теме

    Недавние изменения в законодательстве несколько упростили работу бухгалтеров с подотчетными средствами. Мы разобрались, в чем заключаются преимущества. Читайте, какой порядок выдачи подотчетных сумм действует в 2020 году.

    Правила выдачи подотчетных средств в 2020 году

    Иногда кому-то из работников необходимы деньги, чтобы произвести расходы для организации.

    Например, приобрести хозяйственные или канцелярские товары. Такие денежные средства называются подотчетными, а работник, который их получил, является подотчетным лицом. Указанием от 19.06.2017г. №4416-У Банк России изменил порядок выдачи подотчетных сумм. Этот же порядок действует в 2020 году. Изменения в работе с подотчетными средствами показаны в таблице ниже.

    Таблица. Порядок выдачи подотчетных сумм в 2020 году

    Основание для выдачи денежных средств в подотчет

    Приказ руководителя компании,

    Заявление работника с соответствующей резолюцией руководителя

    На основании заявления работника оформляли приказ руководителя компании

    Отменен запрет выдавать подотчетные средства, если работник не отчитался за предыдущий подотчет. Даже если старый подотчет не закрыт, выдавать новый можно

    Выдавать новые суммы можно было после того, как работник отчитался по предыдущему подотчету

    Оформление приходных кассовых ордеров

    Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, его квитанцию можно отправить вносителю на электронную почту. При условии, что вноситель высказал такую просьбу и предоставил адрес электронной почты

    Корешок ПКО выдавали вносителю только в бумажном виде

    Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

    ПКО и РКО, составленные в электронном виде, подписываются электронно-цифровой подписью

    ПКО и РКО составлялись только на бумажных носителях. Получатель, вноситель денежных средств, кассир и главный бухгалтер ставили собственноручные подписи

    Ведение кассовой книги

    Записи в кассовую книгу может вносить любой работник, уполномоченный руководителем компании

    Кассовую книгу мог вести кассир

    Работу с подотчетными суммами в 2020 году можно упростить. Для этого нужно разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами или другой аналогичный документ. В нем предусмотреть, на основании какого документа (заявление или приказ) выдаются денежные средства, в каком порядке эти документы составляются, сроки и порядок предоставления отчета о расходах и т.д.

    Обратите внимание, когда в кассе на конец дня осталась большая сумма денег, многие организации выдают деньги под отчет. Налоговики знают об этой уловке и начисляют штраф по части 1 статьи 15.1 КоАП за накопление денег в кассе сверх лимита. Как показывает практика, отменить штраф в суде не получится. Эксперты «Зарплаты» подготовили рекомендации, как не спорить с налоговиками.

    Кому можно выдавать деньги в подотчет в 2020 году

    В тексте п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014г. №3210-У предусмотрена возможность выдачи подотчетных средств работнику компании. В Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000г. №94н) подотчетными лицами тоже называются работники. В обоих документах не предусмотрена возможность выдачи денег лицам, с которыми не заключен трудовой договор.

    Для упрощения работы в некоторых компаниях издают приказ об утверждении списка лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет. Образец такого приказа вы можете скачать по ссылке ниже.

    Как оформить выдачу подотчетных сумм в 2020 году

    Выдачу подотчетных сумм в 2020 году можно оформить на основании одного из двух документов:

    • Заявления работника,
    • Приказа руководителя предприятия.

    Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе (положении о расчетах с подотчетными лицами) или в учетной политике.

    Заявление о выдаче сумм в подотчет

    Если компании удобнее работать с заявлениями, целесообразно разработать его шаблон. Заявление составляют с соблюдением основных следующих требований:

    • Заявление пишет работник на имя руководителя компании,
    • Документ можно написать от руки или распечатать на принтере. В любом случае на нем должна быть собственноручная подпись работника. За исключением случаев, когда заявление подается в электронном виде, тогда его подписывают электронно-цифровой подписью,
    • Текстовая часть содержит просьбу выдать подотчетные средства, их сумму в рублях, цель выдачи (планируемые расходы).

    В резолюции руководитель указывает сумму и срок, на который выдаются деньги.

    Приказ о выдаче подотчетных сумм

    Выдать подотчетные средства можно без заявления работника на основании приказа руководителя компании. В приказе должны быть указаны:

    • Кому выданы денежные средства,
    • Сумма, выдаваемая под отчет,
    • Срок, на который выдаются денежные средства. По истечении этого срока подотчетник должен отчитаться о расходах.

    В одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника.

    Понятно стремление упростить работу и уменьшить объем составляемых документов. Однако приведенные выше примеры формулировок противоречат требованиям законодательства. А значит, выданные денежные средства могут посчитать не подотчетными, а доходом работника и начислить НДФЛ.

    Если подотчетные средства выдаются на командировочные расходы, можно совместить два приказа в одном документе:

    • Приказ о направлении в командировку,
    • Приказ о выдаче подотчетных средств.

    Как выдать деньги в подотчет в 2020 году

    Лимита выдачи подотчетный сумм в законодательстве не содержится. Руководитель организации определяет, какую максимальную сумму выдавать работникам. А конкретная сумма указывается каждый раз в заявлении или приказе.

    Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (утв. Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88). Ордер составляет главный бухгалтер, «рядовой» бухгалтер или руководитель компании. Кассир или лицо, исполняющее его обязанности, проверяет расходный кассовый ордер, сверяет паспортные данные. Если ошибок нет, наличные денежные средства выдаются из кассы компании.

    • Карта по зарплатному проекту,
    • Любая дебетовая карта,
    • Любая кредитная карта.

    Главное, чтобы она была выдана на имя подотчетного лица, указанного в приказе о выдаче подотчетных средств.

    Чтобы перечисленные деньги не посчитали авансом или зарплатой и не начислили НДФЛ, нужно правильно заполнить поле 24 «Назначение платежа». В нем необходимо указать:

    • Цель денежного перевода – перечисление подотчетных средств,
    • Реквизиты приказа о выдаче денег в подотчет,
    • Цель подотчета.

    Назначение платежа может быть, например, таким: «Подотчетные средства на приобретение канцелярских товаров по приказу №3 от 21.01.2019г.».

    Еще один способ – выдать работнику корпоративную карту, привязанную к банковскому счету организации. Оплата расходов будет произведена прямо с расчетного счета. Однако это будет уже не выдача в подотчет, ведь рассчитываться будет организация напрямую со своего расчетного счета. А работник в данном случае лишь выступает временным держателем карты по доверенности.

    Как выдавать подотчетные суммы директору компании

    Порядок выдачи подотчетных сумм директору компании ничем не отличается от порядка выдачи обычному работнику. В том числе, если директор является и единственным учредителем организации. Для получения денежных средств директор должен написать заявление или оформить приказ, и не забыть вовремя отчитаться.

    Часто компании выдают директору денежные средства, чтобы не превысить лимит остатка по кассе. Лишние наличные в конце дня выдаются в подотчет руководителю, а на следующий день он вносит их обратно в кассу. Под подотчетные средства нередко маскируют выдачу денег на личные нужды руководителя.

    Как в первом, так и втором случае со временем у директора накапливается большая сумма, за которую очень сложно, а иногда и совсем невозможно отчитаться. Налоговики в таких случаях пытаются оштрафовать компанию по ст.15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными денежными средствами. И есть решения суда в пользу инспекторов, например решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013.

    Статья написана по материалам сайтов: ppt.ru, ukpravoedelo.ru, www.zarplata-online.ru.

    »

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector