Оформление инвентаризации в бюджетном учреждении

Дата документа 11.04.2018
Метки Методика

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ — ДОКУМЕНТЫ И УЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ

Бюджетные учреждения, как и коммерческие фирмы, обязаны инвентаризировать свои активы и обязательства. Причем с точки зрения закона все инвентаризации можно условно разделить на добровольные и обязательные. Об инвентаризации в бюджетном учреждении, документальном оформлении и учете ее результатов мы и поговорим в настоящем материале.

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении?

Как и в любой коммерческой организации, в бюджетном учреждении имеются материальные средства, являющиеся собственностью юридического лица или находящиеся у него по договору аренды. С целью их сохранности и правильности учета необходимо проводить инвентаризацию, с помощью которой можно определить ошибки неправильного учета и принять соответствующие меры по их исправлению и предотвращению в будущем. В статье мы рассмотрим как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении, какие необходимы документы.

Сущность инвентаризации в бюджетном учреждении

Инвентаризация предполагает проверку наличия и состояния имущества на установленную дату и соответствие такой информации данным проводимого в бюджетном учреждении бухучета. Сущность инвентаризации заключается в том, чтобы сравнить фактическую и учетную информацию между собой и выявить ошибки бухгалтеров или материально-ответственных лиц, исправить их в отчетном периоде и в последующем не допускать. Также инвентаризация необходима в том случае, когда предполагается факт хищения и присвоения государственного имущества виновной стороной.

Инвентаризация обязательна к проведению при наступлении определенных ситуаций, к которым относятся:

  • реорганизация учреждения;
  • смена или увольнение материально-ответственных лиц;
  • составление годовой финансовой и бухгалтерской отчетности;
  • подозрения по факту хищения или кражи;
  • чрезвычайная ситуация вследствие стихийного бедствия.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Цель и задачи инвентаризации

Главная цель инвентаризации в бюджетном учреждении сводится к тому, чтобы определить, правильно ли ведется бухгалтерский учет в организации, соответствует ли он нормативному законодательству и совершаются ли противоправные действия ответственными лицами.

В соответствии с указанной целью можно выявить задачи, решаемые при помощи инвентаризации:

  1. фактическая перепись и пересчет имущества бюджетного учреждения;
  2. сличение полученных данных с информацией по бухгалтерскому учету;
  3. составление документации по инвентаризации, в том числе выделение объектов, по которым данные фактического и бухгалтерского учета расходятся;
  4. определение факторов, повлиявших на расхождение информации.

Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Подготовка к проверке в бюджетном учреждении

Перед тем как осуществлять инвентаризацию в бюджетном учреждении, необходимо определиться с объектами, которые будут подвержены проверке. При этом ревизия может быть сплошной (переписываются и подсчитываются абсолютно все активы организации) или выборочной (анализируется какой-то определенный участок учета).

К объектам, которые могут быть инвентаризированы в бюджетном учреждении, следует относить:

Объект

Комментарий

Основные средства Материальные активы, которые используются в период более года без изменения их физических характеристик и параметров (см. → порядок проведения инвентаризации основных средств в 2018) Материальные запасы Материальные активы, которые используются в период до одного года и при этом изменяют свою форму Расчеты с подотчетными лицами Расчеты по операциям, связанным с предоставлением денежных средств в подотчет с последующим составлением авансового отчета и приложением к нему соответствующих подтверждающих документов Денежные средства Все денежные средства в наличной и безналичной форме Расчеты с поставщиками или подрядчиками Расчеты по операциям, связанным с приобретением товарно-материальных ценностей или заказом каких-либо работ и услуг.

При обязательной ежегодной проверке инвентаризации подвергаются абсолютно все объекты, а при внеплановой – только те объекты, которые требуют более пристального и тщательного анализа.

До проведения ревизии руководитель бюджетного учреждения обязан издать приказ, в котором будут освещаться все основные моменты данного мероприятия, в том числе:

  • состав и председатель инвентаризационной комиссии;
  • объекты ревизии;
  • причина проведения инвентаризации;
  • сроки осуществления данной процедуры.

Кроме того, бухгалтерия обязана провести в бухгалтерском учете все первичные документы по приходу и списанию товарно-материальных ценностей и денежных средств, чтобы он в полной мере отражал реальную картину финансового положения бюджетного учреждения. Это касается и материально-ответственных лиц – они также должны подготовить всю необходимую документацию и представить ее в бухгалтерию для обработки.

Документы до и после проведения инвентаризации

К основным документам, которые составляются до инвентаризации и после ее непосредственного проведения, следует относить:

Документ

Описание

Приказ на проведение инвентаризации в бюджетном учреждении (форма ИНВ-22) Издается руководителем организации за 10 дней до осуществления мероприятия и предполагает освещение основных моментов по ревизии Инвентаризационная опись (форма ИНВ-1, форма ИНВ-3) Составляется на основании данных фактического пересчета и переписи имущества учреждения и содержит наименование, инвентарные номера (при наличии) и количественное выражение объектов Сличительная ведомость (форма ИНВ-18) Составляется в том случае, когда данные фактического и бухгалтерского учета расходятся по каким-либо объектам ревизии Дополнительные документы Могут составляться при необходимости, когда нужно дополнительно расшифровать данные или составить пояснения Приказ по инвентаризации Руководитель на основании инвентаризационных документов издает приказ о результатах проводимого мероприятия, а также приказ о привлечении к ответственности всех установленных виновных лиц

Функции инвентаризационной комиссии

Как было сказано ранее, в приказе прописывается, кто именно входит в состав инвентаризационной комиссии и кто является ее председателем. Как правило, такая группа является постоянно действующей, то есть избирается на длительный срок. В инвентаризационную комиссию входят сотрудники из разных отделов, но ни одно материально-ответственное лицо не может быть привлечено к проведению данного мероприятия.

Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.

Основными функциями, возложенными на инвентаризационную комиссию, следует считать следующие:

  1. фактическая перепись и пересчет всех товарно-материальных ценностей;
  2. проверка документации на основные средства и иные ценности, принятые к учету;
  3. составление инвентаризационных описей с непосредственным поименным указанием всех объектов ревизии и их количества;
  4. сопоставление данных фактического и бухгалтерского учета;
  5. составление сличительных ведомостей при выявлении расхождений;
  6. выявление причин появления таких отклонений;
  7. подготовка предложений по изменению учета или устранению операций, влекущих за собой ошибки и неточности.

4 Этапа проведения инвентаризации

Всю процедуру проведения инвентаризации можно условно разделить на несколько взаимосвязанных этапов, к которым относятся:

Этап

Описание

Подготовительный Руководителем издается приказ, документы проводятся в бухучете, создается инвентаризационная комиссия Фактический Комиссия осуществляет перепись наименований и количества объектов ревизии, составляет инвентаризационные описи Сличительный Комиссия сличает данные фактического и бухгалтерского учета, выявляет отклонения, составляет сличительные ведомости Заключительный Комиссия формирует результаты инвентаризации и вносит предложения по усовершенствованию учета, руководитель издает приказ о результатах инвентаризации и привлечении к ответственности виновников

Каждый из этих этапов важен, поскольку от него зависят результаты инвентаризации, поэтому к каждому из них должен быть организован тщательный и аккуратный подход. Нужно учитывать, что для получения максимально достоверных данных необходимо проконтролировать, чтобы бухгалтеры и материально-ответственные лица в полной мере выполнили поставленные перед ними задачи, а также в состав комиссии входили только ответственные сотрудники. Кроме того, при проведении фактического этапа инвентаризации при перерывах в данном процессе помещения должны быть опечатаны, а документы спрятаны в сейфах, закрываемых на ключ.

Оформление результатов инвентаризации

При наличии расхождений между данными, предоставленными бухгалтерией и инвентаризационной комиссией, необходимо их отразить на счетах бухгалтерского учета. При этом, как и для коммерческих организаций, в бюджетном учете используется принцип двойной записи, когда одна и та же сумма отражается и по дебету, и по кредиту соответствующих счетов.

Пять практических вопросов по инвентаризации в бюджетном учреждении

Вопрос №1. Необходимо ли осуществлять инвентаризацию, если бюджетное учреждение реорганизовано?

Да, в обязательном порядке. Этот пункт указан на законодательном уровне, а потому, если, к примеру, обычная средняя школа реорганизуется в гимназию или лицей, все ее материальные ценности и денежные средства должны быть проинвентаризированы для передачи новому руководству.

Вопрос №2. Должна ли инвентаризационная комиссия самостоятельно переписывать наименования объектов учета, или эту процедуру можно упростить?

Да, работу инвентаризационной комиссии можно упростить, для чего бухгалтер распечатывает из автоматизированной программы перечень ревизуемого имущества. Кроме того, это удобно, поскольку члены комиссии могут не знать всех наименований, а предоставленный список поможет наилучшим образом обработать полученные результаты. Таким образом можно избежать пересортицы, особенно часто возникающей при наличии большого перечня наименований материальных ценностей.

Вопрос №3. Имеем ли мы право удержать из зарплаты материально-ответственного лица сумму недостачи, выявленной при инвентаризации имущества?

Безусловно, это действие можно совершить. Однако необходимо помнить, что вина ответственного сотрудника должна быть полностью доказана. Кроме того, с него необходимо взять объяснение по поводу того, каким образом могла произойти недостача, и согласен ли он возмещать ущерб. Также руководитель в обязательном порядке должен издать приказ, в котором отражаются результаты инвентаризации и ответственность, которую должен понести виновник недостачи.

Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?

Согласно законодательству РФ удержания из заработной платы должны производиться в размере не более 20 % от ее размера. Это необходимо учитывать, если, к примеру, необходимо удержать достаточно большую сумму денежных средств. Тогда такую процедуру необходимо совершать в течение нескольких периодов по 20 % до тех пор, пока вся сумма не будет погашена полностью.

Вопрос №5. Кто из материально-ответственных лиц должен подписывать инвентаризационную ведомость, если происходит их смена – тот, с кого снимаются обязанности, или тот, на которого они возлагаются?

В данном случае при смене ответственных сотрудников инвентаризационную ведомость должны подписывать оба работника, поскольку один из них сдает вверенные ему объекты ревизии, а другой принимает их на ответственное хранение.

Порядок оформления проведения инвентаризаций в бюджетных учреждениях

Инвентаризация может не проводиться в случаях передачи учреждений или их структурных подразделений, а также зданий и сооружений внутри одного министерства, другого центрального органа исполнительной власти (если инвентаризация была ранее проведена в сроки указанные выше).

Это интересно:  Сроки хранения скоропортящихся продуктов

Ответственность за организацию инвентаризации, правильное и своевременное ее проведение несет руководитель учреждения. Главный бухгалтер вместе с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения создается комиссия из числа работников учреждения при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера.

Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель учреждения или его заместитель.

Приказом устанавливается также сроки начала и окончания работ по проведению инвентаризации и порядок отражения ее результатов в учете.

Организацию инвентаризации в бюджетных учреждениях отражено на рис. 34.3.

Рис. 34.3. Организация инвентаризации в бюджетных учреждениях

В учреждениях, в которых вследствие большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, образуются также местные комиссии, возглавляемые руководителями соответствующих структурных подразделений, на которые возлагается проведение инвентаризации в структурных подразделениях этих учреждений. Запрещается назначать председателем местной инвентаризационной комиссии в одной и той же учреждении одного и того же работника два года подряд. В состав местной комиссии включается работник бухгалтерии. Работа местных комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.

Проведение инвентаризации в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, оформляется (в части утверждения центральной инвентаризационной комиссии и календарного плана проведения инвентаризации) приказом руководителя учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, а также утверждается распределение работников централизованной бухгалтерии в учреждениях для участия их в местных инвентаризационных комиссиях . На основании этого приказа руководители учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, назначают местные инвентаризационные комиссии, в состав которых обязательно входят работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, технологи, экономисты и др.), Которые хорошо знают объект инвентаризации и первичный учет . Местные инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя учреждения, назначившего инвентаризацию.

Центральная инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию материальных ценностей и денежных средств, принадлежащих централизованной бухгалтерии и учреждении, при которой она создана, а также средств в расчетах и бланков строгой отчетности, и руководит работой местных инвентаризационных комиссий; в случае необходимости (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и т.д.) проводит по решению руководителя учреждения, повторные сплошные инвентаризации, рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачи или порчи ценностей, а также других нарушений, и дает предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Местные инвентаризационные комиссии проводят снятие фактических остатков материальных ценностей, сверяют наличие указанных ценностей с данными бухгалтерского учета и составляют свои выводы о выявленных недостачи и излишки, вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью.

Данные бухгалтерского учета, проставляются в описаниях, скрепляются подписью работника бухгалтерии. Материалы инвентаризации рассматриваются и утверждаются лицами, которые были назначены комиссией для проведения инвентаризации.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

o своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя учреждения;

o полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, основных средств, материальных ценностей, денежных средств и документов, нематериальных активов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

o правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с установленным порядком.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи неправильных данных о фактических остатках материальных ценностей с целью сокрытия недостач или излишков материальных ценностей несут ответственность в установленном законом порядке.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проверка остатков материальных ценностей в натуре членами комиссии проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

До начала инвентаризации в бухгалтериях необходимо закончить обработку всех документов о поступлении и выдаче материальных ценностей, провести соответствующие записи в реестрах аналитического учета и определить остатки на день инвентаризации.

На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам и т. На материальных ценностях следует вывесить ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их качества, количества, веса и меры.

Лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, до начала инвентаризации дают расписку о том, что все приходные и расходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности, поступившие на хранение, оприходованы, а выбывшие — списаны.

Инвентаризация, кроме инвентаризации продуктов питания и денежных средств, как правило, должна проводиться на первое число месяца. Если инвентаризация ценностей в каком месте их хранения не может быть закончена в один день, она может быть начата раньше и закончена после первого числа. В этом случае данные инвентаризации должны быть скорректированы по состоянию на первое число месяца.

Если инвентаризация на складах или в других закрытых помещениях не закончена в тот же день, то помещение следует опечатать в конце рабочего дня инвентаризационной комиссией. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Наличие ценностей при инвентаризации выявляется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т.д., исходя из установленных единиц измерения. Определение веса (или объема) материалов, хранящихся насыпью, можно проводить на основании технических расчетов, о чем в описаниях делается соответствующая отметка.

Наименование инвентаризованных ценностей и объектов (предметов) и их количество отражаются в описях по субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На ценности, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в ее распоряжении, составляются отдельные описи с распределением: на арендованные, принятые на ответственное хранение и так далее.

При проведении инвентаризации материальных ценностей оказываются все ценности, которые не используются в учреждении, могут быть реализованы. Порядок реализации предусмотрен Типовой инструкцией о порядке списания материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений, утвержденной приказом ГКУ и Министерства экономики Украины от 10.08.2001 № 142/181.

Данные инвентаризации по каждому виду ценностей записываются в инвентаризационные описи отдельно, по местонахождению ценностей и лицами, ответственными за их хранение.

Эти описи составляются в двух экземплярах.

При смене материально ответственных лиц составляется три экземпляра описи.

Описания подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии. Материально ответственные лица в конце каждой инвентаризационной описи расписываются о проверенных комиссией и занесены в опись ценности.

Описания могут быть заполнены как ручным способом, так и средствами вычислительной и другой оргтехники. Описания, состоящие вручную, заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно. Никакие исправления и подчистки недопустимы. На каждой странице описи прописью указываются число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия выполняет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения, производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Исправления должны быть указаны и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. В описаниях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах описаний незаполненные строки прочерк.

В случае смены материально ответственного лица в описаниях лицо, принявшее ценности, расписывается об их получении, а та, которая сдала, — об их сдаче.

Материальные ценности, полученные во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Материальные ценности, полученные во время инвентаризации». В описании указывается когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на прибыльном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в который записаны эти ценности.

На больших складах при длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения, в процессе инвентаризации материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием: «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление описания должно осуществляться в таком порядке, что и при поступлении материальных ценностей во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Пример инвентаризации объектов учета приведены в табл. 34.2.

Таблица 34.2. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОБЪЕКТОВ УЧЕТА

Порядок проведения инвентаризации

До начала инвентаризации следует проверить: наличие и состояние реестров учета (карточек, книг, описей и др.); наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду, на хранение, во временное пользование. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации необходимо в эти документы внести соответствующие исправления и уточнения.

Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструментов, компьютерной техники, производственного и хозяйственного инвентаря) применяется Инвентаризационная опись основных средств.

Машины, оборудование и другие объекты проверяются по заводским номерам и заносятся в описи отдельно, с указанием инвентарного номера.

Основные средства записываются в описании под наименованием, в соответствии с основным назначением объекта. Объект, прошедший восстановление, реконструкцию, расширение или переоборудование, в результате чего изменилось основное его назначение, вносится в опись под наименованием, соответствующим новому основному назначению.

При инвентаризации зданий, сооружений, другой недвижимости и земельных участков, водоемов, других объектов природных ресурсов комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности учреждения на эти объекты или право пользования ими.

Во время инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке проводит проверку соответствия технической документации, записывает в описания полные наименования этих объектов и их инвентарные номера.

В случаях, когда проведены капитальные работы (надстройка этажей, пристройка новых помещений и т.д.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, комиссия должна по соответствующим документам определить сумму увеличения или уменьшения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. Одновременно с этим комиссия должна установить виновных лиц и причины, по которым конструктивные изменения объектов не получили отражения в учете.

Отдельные описи составляются при инвентаризации садов, виноградников, ягодников, лесопосадок, прудов, водохранилищ, ирригационных и мелиоративных сооружений. Насаждения записываются по культурам, ботаническим сортам с указанием года закладки, площади, количеству деревьев или кустов, по категориям и их балансовой стоимостью. Ирригационные и мелиоративные сооружения записываются в опись по виду и роду сооружений с указанием их размеров, года постройки, балансовой стоимости и других сведений, характеризующих их назначение и состояние.

Присвоены объектам (предметам) основных средств инвентарные номера не должны меняться. Замена номеров может быть проведена в тех случаях, когда установлено, что объекты ошибочно отражаются не в той группе основных средств, в которой они должны быть включены по своему технико-производственному назначению, а также в случаях установления неверной нумерации. При выявлении объектов (предметов), не состоящих на учете, а также объектов (предметов) с отсутствующими в учете данным, которые

Это интересно:  В какой срок нужно прописаться после выписки

характеризует, комиссия должна включить в опись недостающие сведения и технические показатели этих объектов (предметов), например: о зданиях — указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (внешнего или внутреннего обмера), площадь (общая полезная площадь), число этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и др.

Оценка выявленных и не учтенных с момента проведения последней инвентаризации объектов должна быть проведена по действительной стоимости, а износ следует определить по настоящему техническому состоянию объектов, с оформлением данных оценки и износа соответствующими актами.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, довели до состояния непригодности эти объекты. Списание таких объектов проводится в порядке, установленном законодательством Украины.

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, осуществляется одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей в сроки, установленные для материальных ценностей. Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с «Инструкцией о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней», утвержденной приказом МФУ от 06.04.98 № 84 После оформления Инвентаризационная опись основных средств в установленном порядке передается в бухгалтерию для составления сравнительной ведомости результатов инвентаризации основных средств.

Сравнительная ведомость результатов инвентаризации основных средств применяется для отражения результатов инвентаризации. На основании данных Инвентаризационной описи основных средств расхождения, возникшие между фактическими показателями и данными бухгалтерского учета, отражаются в графе «Результаты инвентаризации»

другие необоротные материальные активы

Для отражения результатов инвентаризации других необоротных материальных активов применяется Инвентаризационная опись других необоротных материальных активов и запасов.

Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь одного наименования, близкие по размерам, качествами материала и цене, заносятся в опись суммарно, с указанием количества этих предметов и их инвентарных номеров.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, следует записывать в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций учреждений, осуществляющих эти услуги.

После оформления инвентаризационная опись передается в бухгалтерию для составления Сравнительной ведомости результатов инвентаризации других необоротных материальных активов и запасов.

При инвентаризации библиотечных фондов инвентаризационной комиссией определяется способ проведения инвентаризации; выявляются ошибки, допущенные при шифровании документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям, а также устанавливается задолженность пользователей перед библиотекой, оказываются дублетные документы, документы, не соответствующие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, оправы. В случае установления факта отсутствия документа проводится его розыск в срок, определенный правилами пользования библиотекой относительно пользования документом читателем, но не более тридцати дней

При инвентаризации нематериальных активов их наличие устанавливается или по документам, которые были основанием для оприходования, или дополнительно по документам, которыми оформлены (т.е. подтверждаются) имущественные права Для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (в т.ч. объектов права интеллектуальной собственности) применяется Инвентаризационная опись нематериальных активов. Инвентаризационная опись нематериальных активов составляется на каждый отдельный объект нематериальных активов или группу однотипных

по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов, отдельно по каждой лицом, ответственным за использование объекта или группы объектов нематериальных активов. К описанию комиссией вносятся данные о названии нематериального актива, характеристику, назначение, дата приобретения (ввода в эксплуатацию), первоначальную стоимость, срок полезного использования, количество и стоимость объекта или группы объектов нематериальных активов.

В случае выявления излишков объектов нематериальных активов, инвентаризационная комиссия записывает их в инвентаризационную опись с внесением необходимых данных. Оценка таких объектов производится в соответствии с настоящей восстановительной стоимости и оформляется соответствующими актами. В случае выявления расхождений (недостач, излишков) между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей составляется Сравнительная ведомость результатов инвентаризации нематериальных активов.

Относительно недостач и излишков инвентаризационная комиссия должна получить письменные объяснения лиц, ответственных за использование и хранение нематериальных активов.

незавершенное строительство и незаконченные капитальные ремонты

Наличие и объем незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов устанавливается при инвентаризации путем проверки их в натуре. В актах, которые состоят при этом, указываются наименование объекта, списание и объем выполненных работ по каждому объекту и виду работ, сметная и фактическая стоимость. Инвентаризационная комиссия должна проверить:

не находится в составе незавершенного капитального строительства оборудование, переданное для монтажа, но монтаж которого фактически не начат. При выявлении такого оборудования необходимо сделать соответствующие исправления в учете и отчетности; состояние законсервированных и временно остановленных строительных объектов. В таком случае следует выявить причины и основания их консервации. На законченные объекты, которые по каким-то причинам не введены в эксплуатацию, составляют отдельные акты.

На объект прекращенного строительства, а также на проектно-изыскательские работы по незавершенного строительства, которые подлежат списанию с баланса, составляются отдельные акты, в которых указываются все данные о характере выполненных работ и их стоимость согласно смете, с указанием причин прекращения строительства.

На незаконченный капитальный ремонт зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов составляется отдельный акт, в котором указываются: название объекта, который ремонтируется, описание и процент выполненных работ, сметная и фактическая стоимость выполненных работ.

материалы, продукты питания и другие материальные запасы

Инвентаризация материалов, продуктов питания, топлива, продукции подсобных (учебных) сельских хозяйств и производственных (учебных) мастерских, других материальных запасов проводится по местам хранения и отдельно по материально ответственным лицам. Материальные запасы при инвентаризации записываются в описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества (счету, весом или степени). На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материальные ценности дополнительно составляются акты, в которых указываются причины, степень и характер порчи материальных ценностей, а также виновные лица, допустившие их порчу. Тара вписывается в описи по видам, целевому назначению и качественному составу (новая, была в употреблении, требующая ремонта). На тару, пришедшей в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи. Для отражения результатов инвентаризации материалов, продуктов питания и других материальных запасов применяется Инвентаризационная опись других необоротных материальных активов и запасов.

материалы, продукты питания и другие материальные запасы

Этот Инвентаризационная опись составляется на основании пересчета, взвешивания, измерения ценностей отдельно по каждому местонахождению и материально ответственному лицу или группе лиц, на хранении которых находятся ценности. После оформления в установленном порядке Инвентаризационная опись других необоротных материальных активов и запасов передается в бухгалтерию для составления Сравнительной ведомости результатов инвентаризации других необоротных материальных активов и запасов. Сравнительная ведомость результатов инвентаризации других необоротных материальных активов и запасов применяется для отражения результатов инвентаризации. На основании данных Инвентаризационной описи других необоротных материальных активов и запасов расхождения, возникшие между фактическими показателями и данными бухгалтерского учета, отражаются в графе «Результаты инвентаризации».

молодняк животных и животных на откорме

Молодняк крупного рогатого скота и животные на откорме включаются в описания отдельно, с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и прочее. Животные на откорме учитываются в групповом порядке, включаются в описи по возрасту и половым группам, с указанием количества голов и живого веса в каждой группе. Описи составляются по видам животных отдельно в фермах, цехах, отделениях, бригадах в разрезе учетных групп и материально ответственных лиц.

Для отражения результатов инвентаризации молодняка животных и животных на откорме применяется Инвентаризационная опись других необоротных материальных активов и запасов

малоценные и быстроизнашивающиеся предметы

МБП инвентаризируются по их местонахождению и по материально ответственным лицам. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. МБП заносятся в описи по наименованиям в соответствии с номенклатурных номеров и в единицах измерения, принятых в бухгалтерском учете. При инвентаризации МБП, выданных в личное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с проставлением подписи в описании. МБП, пришедших в негодность, но не списанные, в инвентаризационную ведомость не вписываются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. При этом в описании делаются отметки о непригодности. По МБП, учитываются в оперативном порядке, описи не составляются, а проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Выявленное при этом нехватка предметов оформляется актом. Для отражения результатов инвентаризации МБП применяется Инвентаризационная опись других необоротных материальных активов и запасов

незавершенные научно-исследовательские работы

При проведении инвентаризации необходимо установить: наличие договора с заказчиком;

правильность определения сметной стоимости выполненных работ по каждой теме на дату инвентаризации; правильность отражения фактических расходов по теме и наличие неиспользованных материальных ценностей; причины резкого или необоснованного отклонения фактических затрат от сметной стоимости; учета затрат по законченным и уплаченными заказчиком работами.

Инвентаризация проводится по темам (договорами), при этом инвентаризационной комиссией выверяется сметная (договорная) стоимость выполненной части каждой темы, а в бухгалтерии — фактические расходы. Выводы инвентаризации рассматриваются инвентаризационной комиссией научного учреждения и оформляются протоколом, в котором указываются меры, направленные на выявление недостатков.

В производственных (учебных) мастерских к незавершенному производству относятся заготовки (детали, узлы, агрегаты) и изделия, обработка и сборка которых еще не закончена; готовые изделия, не вполне укомплектованы и не переданы на склад.

незавершенное производство производственных (учебных) мастерских

Перед началом инвентаризации необходимо сдать на склад все ненужные для производства материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, узлы и агрегаты, обработка которых на данном этапе закончена.

Заготовки незавершенного производства и полуфабрикаты, которые находятся в мастерских, следует привести в порядок, который обеспечил бы удобство и верность подсчета их количества. Проверка остатков заготовок незавершенного производства (деталей, узлов и др.) Проводится путем фактического подсчета, перевешивания, перемеривания.

Описи составляются отдельно по каждой мастерской с указанием наименования заготовок, стадии или степени их готовности, количества или объема. Материалы и покупные полуфабрикаты, которые находятся на рабочих местах и не подвержены обработке, в описания инвентаризации незавершенного производства не включаются, а подлежат инвентаризации отдельно и записываются в отдельные описания.

В подсобных (учебных) сельских хозяйствах при учреждениях в незавершенного производства включаются расходы под озимые посевы, на вспашку зяби, подготовку пару, парников и теплиц, а также расходы для закладки садов, ягодников и виноградников.

Инвентаризация проводится по каждому виду незаконченных работ, при этом инвентаризационной комиссией проверяются натуральные показатели и фактические расходы. Фактические расходы определяются путем выборки из первичных документов и учетных регистров (наряды, требования на семена и материалы, путевые листы и прочее).

денежные средства, ценности и бланки строгой отчетности в кассе учреждения

При инвентаризации кассы учреждения следует руководствоваться Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 № 637

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек, почтовых марок, оплаченных путевок и т.п., находящихся в кассе учреждения, применяется Акт инвентаризации наличия денежных средств, ценностей. До начала инвентаризации в кассе учреждения комиссией записываются последние номера приходного и расходного кассового ордеров, чековой книжки и тому подобное. Комиссия путем полного пересчета проверяет наличие в кассе всех денежных средств, ценных бумаг, лимитированных чековых книжек, почтовых марок и т.

Это интересно:  Узнать сумму налога по инн физического лица

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяется Инвентаризационная опись бланков документов строгой отчетности При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруются одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем

Инвентаризация регистрационных, специальных регистрационных, валютных и текущих счетов, расчетов с бюджетом, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается в сверке документов и записей в реестрах учета и проверке обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах. Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по этим счетам, реальность задолженности и виновных лиц, в случаях пропуска сроков исковой давности.

Всем дебиторам учреждения — кредиторы должны передать данные об их задолженности, которые предъявляются инвентаризационной комиссии для подтверждения реальной задолженности. Дебиторы обязаны в течение десяти дней со дня получения документального подтверждения подтвердить задолженность или заявить свои возражения.

На счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны оставаться только согласованные суммы. Если до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или неустановленные разногласия, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой из сторон в своем балансе в суммах, которые выходят из их бухгалтерских записей и признаны ею верными.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

правильность расчетов с банками, с финансовыми, налоговыми органами, государственными целевыми фондами, с вышестоящим учреждением, другими учреждениями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы; задолженность подотчетных лиц, а также правильность и обоснованность сумм задолженности по недостач и хищений и приняты меры о взыскании этой задолженности;

правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которой срок исковой давности истек. Суммы кредиторской и депонентской задолженности, срок исковой давности которых истек, подлежат списанию с бухгалтерского учета в порядке, определенном ГКУ; реальность задолженности рабочим и служащим по заработной плате, по расчетам с рабочими и служащими о безналичных перерасчеты;

приняты ли меры по взысканию дебиторской задолженности в установленном порядке.

Для отражения результатов инвентаризации расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности, на учете учреждения на момент отчетного периода (инвентаризации), предназначенный Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами.

В акте указываются наименование о инвентаризованных субсчетов и суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности, безнадежных долгов и кредиторской и дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек. Акт составляется инвентаризационной комиссией на основании выявленных остатков сумм по документам, отражаются на соответствующих субсчетах, подписывается и передается в бухгалтерию. К акту следует приложить справку, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов и кредиторов, сумма задолженности, за что учитывается задолженность, с какого времени и на основании каких документов. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. По суммам дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, в справке указываются лица, виновные в пропускании этих терминов. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя учреждения на изменения результата выполнения сметы доходов и расходов за прошлый год.

Списание долга вследствие неплатежеспособности должника не является основанием для отмены задолженности. Задолженность следует отражать вне баланса не менее пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

Тщательно следует проверить и отразить в справке суммы дебиторской задолженности, списанные с баланса вследствие неплатежеспособности ответчика и невозможности обращения взыскания на его имущество, как то: обоснованность списания этой задолженности; правильность учета списанной задолженности за балансом;

осуществление надзора за возможностью ее содержания в случаях изменения имущественного положения должников.

материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение

При инвентаризации материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение, применяется Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение.

При инвентаризации материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в описании осуществляются инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.

Товары и материалы, хранящиеся на складах других учреждений (организаций), записываются в опись на основании подтверждающих документов о передаче на ответственное хранение.

Инвентаризация забалансовых статей проводится в порядке, установленным для инвентаризации статей баланса.

Порядок проведения инвентаризации в государственном бюджетном учреждении

Одной из основных задач бухгалтерского учета является инвентаризация активов и обязательств.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки активов и обязательств учреждения с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств государственных бюджетных учреждений осуществляется в соответствии с:

  • 1) Приказом Минфина России от 1.12. 2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);
  • 2) Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризации подлежат все активы учреждения независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризация активов проводится по его местонахождению и по материально ответственному лицу.

Инвентаризация проводится с целью выявления фактического наличия активов, а также проверки полноты отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в учреждении создаются постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждается приказом руководителя. Инвентаризационные комиссии призваны обеспечивать:

  • 1) полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств;
  • 2) правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Обязанность по созданию условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия активов в установленные сроки, возложена на руководителя учреждения.

Началом к проведению инвентаризации служит издание приказа о проведении инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

  • 1) выявление фактического наличия активов (как собственных, так и не принадлежащих учреждению, но числящихся в бухгалтерском учете) в целях обеспечения их сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
  • 2) сопоставление фактически полученных данных о наличии активов в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
  • 3) проверка полноты и правильности отражения в учете оценки активов и обязательств;
  • 4) проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материальных запасов, ценных бумаг, денежных средств.

Инвентаризация активов и обязательств проводится государственным бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации (п.20 Инструкции №157н).

Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным (п.1.5 Методических указаний):

  • 1) при передаче активов организации в аренду, выкупе, продаже;
  • 2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • 3) при смене материально ответственных лиц (на день приемки- передачи дел);
  • 4) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • 5) при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
  • 6) в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Минфина России.

В действующем законодательстве РФ также определена периодичность проведения инвентаризации отдельных объектов учета. Например, рекомендуется проверять фактическое наличие:

основных средств — раз в три года;

лекарственных средств и медикаментов — раз в год, но не ранее октября отчетного года;

драгоценных металлов и драгоценных камней:

  • а) при их использовании и обращении, а также в ломе и отходах, образующихся при использовании драгоценностей, — два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля);
  • б) в ломе и отходах, предназначенных для дальнейшего производства драгоценных металлов или их аффинажа, — один раз в год (по состоянию на 1 января);
  • в) содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), — один раз в год (по состоянию на 1 января).
  • а) наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, проверяются ежегодно;
  • б) редчайшие фонды — один раз в 3 года;
  • в) ценные фонды — один раз в 5 лет;
  • г) фонды до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
  • д) фонды от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;
  • е) фонды от 200 до 1 млн. учетных единиц — один раз в 10 лет;
  • ж) фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки фонда в течение 15 лет.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации. К плановым инвентаризациям относится и инвентаризация, проводимая учреждением перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Они используются для дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества государственного бюджетного учреждения. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Следует отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной. Государственное бюджетное учреждение самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды активов и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов активов и обязательств, например, только денежные средства, основные средства, горюче-смазочные материалы и прочее.

Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

В период между инвентаризациями следует систематически проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения. Основной задачей таких инвентаризаций является осуществление контроля над сохранностью материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Государственные бюджетное учреждения самостоятельно решают, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

Статья написана по материалам сайтов: online-buhuchet.ru, studbooks.net, bstudy.net.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector