Порядок учета подотчетных сумм

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно — хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы — это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51) — на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71 — оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71 — отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71— возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Дебет 10 Кредит 60 — оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 60 — отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дебет 60 Кредит 71 — отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50 — погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций — юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Учет подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные денежные средства. Для оплаты указанных расходов работникам выдаются наличные денежные средства из кассы организации под отчет.

Подотчетные лица – это работники организации, которым выдаются в подотчет наличные денежные средства из кассы на административно-хозяйственные и прочие расходы. Для проведения расчетов с подотчетными лицами приказом (распоряжением) руководителя утверждаются список работников организации, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства, размеры сумм и сроки, на которые выдаются наличные денежные средства под отчет, а также целевое назначение денежных средств, выдаваемых под отчет. При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие условия: кассир выдает денежные средства под отчет на основании приказа (распоряжения) руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя, а также командировочного удостоверения; выдача денежных средств под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее выданному авансу.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам. По полученным и израсходованным денежным средствам подотчетные лица составляют авансовый отчет (ф. № АО-1) с приложением к нему оправдательных документов. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию не позднее трех дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки. После проверки авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Неиспользованная сумма аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, перерасход денежных средств выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, в том числе командировочные. По дебету счета отражаются выдача денежных средств под отчет и возмещение подотчетному лицу перерасхода денежных средств (Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса»). По кредиту счета отражаются использование подотчетных сумм согласно авансовому отчету и возврат неиспользованных подотчетных сумм (Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и удерживаются из оплаты труда работника.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. При журнально-ордерной форме учета хозяйственные операции по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются в журнале-ордере № 7, который является комбинированным регистром, совмещающим данные синтетического и аналитического учета.

Наличные денежные средства могут выдаваться работникам под отчет на административно-хозяйственные расходы: приобретение товарно-материальных ценностей и оплата расходов, связанных с текущей деятельностью организации (канцелярские, почтово-телеграфные расходы, оплата транспортных услуг, покупка горюче-смазочных материалов и др.). Выдача денежных средств работнику под отчет оформляется записью:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит счета 50 «Касса».

В установленные сроки подотчетное лицо сдает авансовый отчет, к которому прилагаются все документы, подтверждающие фактические расходы. При приобретении товарно-материальных ценностей и оплате работ (услуг) основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованных сумм служат следующие документы: товарные чеки, кассовые чеки, счета-фактуры, торгово-закупочные акты, накладные на отпуск товаров, акты выполненных работ, оказанных услуг. Приобретенные подотчетным лицом товарно-материальные ценности и оплаченные работы (услуги) учитываются на соответствующих счетах. Сумма налога на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Хозяйственные операции по приобретению товарно-материальных ценностей и оплате расходов, связанных с текущей деятельностью организации, оформляются следующими записями:

— оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом:

Дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

— отражаются общепроизводственные и общехозяйственные расходы, оплаченные подотчетным лицом:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— отражаются непроизводственные расходы (например, оплата расходов культурно-просветительского характера):

Дебет счета 91/2 «Прочие расходы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Приобретенные подотчетным лицом товарно-материальные ценности должны быть оприходованы на склад по приходному ордеру склада (приходной накладной) или непосредственно переданы в подразделения по требованию с распиской получателя. Копии этих документов прилагаются к авансовому отчету, или в авансовом отчете делается ссылка на них. Прямое отнесение стоимости горюче-смазочных материалов на счета расходов должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

Через подотчетных лиц могут оплачиваться представительские расходы организации. Представительские расходы – это расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления сотрудничества, а также участников заседаний совета (правления) организации и ревизионной комиссии. В организации должна быть утверждена годовая смета представительских расходов. По каждому конкретному мероприятию издается приказ руководителя, и по окончании мероприятия составляется акт, подтверждающий произведенные расходы. Данный акт утверждается специально созданной комиссией. Представительские расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах утвержденных смет организации на отчетный год и отражаются записью:

Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Направление работника в командировку оформляется унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Основными документами, которые обосновывают командировочные расходы, являются:

— Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т — 9 или ф. № Т — 9а);

— Командировочное удостоверение (ф. № Т — 10);

— Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т — 10а).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс, для определения размеров которого в бухгалтерии составляется смета командировочных расходов. Работнику, направленному в командировку, возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы:

Это интересно:  Декларация о защите прав ребенка

— по проезду, включая стоимость постельных принадлежностей;

— по найму жилого помещения;

— связанные с проживанием вне места постоянной работы (суточные);

— произведенные с разрешения работодателя.

Порядок и возмещение расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В настоящее время работодатель имеет право установить любой размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в служебную командировку. В бухгалтерском учете суточные, установленные работодателем, в полном объеме отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (п.5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Для целей налогообложения прибыли суточные при служебных командировках по России нормируются и составляют в настоящее время 100 руб. в день. В налоговом учете могут быть учтены только суммы суточных, выплаченные в пределах установленного лимита. С 1 января 2008 года предельный норматив суточных, которые не включаются в доход командированного работника и не облагаются налогом на доходы физических лиц, установлен в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.

После возвращения из командировки подотчетное лицо составляет отчет о выполненной работе, который предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. В бухгалтерии проверяется наличие оправдательных документов, которые подтверждают командировочные расходы (проездные документы, документы о найме жилого помещения, талоны об оплате постельных принадлежностей и т.д.). Осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете. Расходы, связанные со служебными командировками, как правило, являются расходами по обычным видам деятельности и отражаются по дебету производственных счетов. Если целью командировки является приобретение имущества, то командировочные расходы относятся на увеличение стоимости приобретенного имущества.

Хозяйственные операции, связанные со служебными командировками работников организации, оформляются следующими записями:

— Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса» — выданы работнику денежные средства под отчет для оплаты командировочных расходов;

— Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списываются расходы по командировке, связанной с управленческими нуждами организации;

— Дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 41 «Товары», 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списываются расходы по командировке, связанной с приобретением товарно-материальных ценностей;

— Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса» — отражается возмещение подотчетному лицу расходов по командировке, превышающие выданный аванс;

— Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражается возврат неиспользованных работником подотчетных сумм.

Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом и служебным заданием. Командировочное удостоверение, как правило, не выписывается. Время фактического пребывания в командировке подтверждается отметками в загранпаспорте. После возвращения из командировки к авансовому отчету прикладывается его ксерокопия. Иностранная валюта, необходимая для оплаты командировочных расходов, поступает в кассу организации с текущего валютного счета. К счету 50 «Касса» следует открыть субсчет «Касса в инвалюте» для обособленного учета кассовых операций в иностранной валюте.

Работнику, направляемому в командировку за границу, возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду, по найму жилого помещения, связанные с проживанием вне места постоянной работы (суточные), а также ряд дополнительных расходов: по получению визы и загранпаспорта, по прописке загранпаспорта, по оплате провоза багажа. Размер суточных по загранкомандировкам установлен законодательно в зависимости от страны пребывания. За время нахождения работника в загранкомандировке суточные выплачиваются в рублях по нормам при проезде по территории Российской Федерации и в иностранной валюте по нормам при проезде и во время пребывания в иностранном государстве.День пересечения границы при следовании в командировку оплачивается в иностранной валюте, день пересечения границы при возвращении из командировки оплачивается в рублях. При расчетах с работниками по расходам, связанным с загранкомандировками, в учете могут появиться курсовые разницы, которые возникают в результате изменения курса иностранной валюты по отношению к рублю на разные даты согласно котировке Центрального банка РФ. Курсовые разницы (положительные или отрицательные) отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в составе прочих доходов или расходов.

Хозяйственные операции, связанные со служебными загранкомандировками работников организации, оформляются следующими записями:

— Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса» — выдана наличная иностранная валюта работнику под отчет для оплаты командировочных расходов;

— Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списываются расходы по загранкомандировке, связанной с управленческими нуждами организации;

— Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» — выявляется и списывается курсовая разница (положительная);

— Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — выявляется и списывается курсовая разница (отрицательная).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Учет подотчетных сумм

Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2009, N 8

Как известно, практически в каждом бюджетном учреждении расходы осуществляются не только в безналичном, но и в наличном порядке. Выдача наличных денежных средств осуществляется с целью оплаты товарно-материальных ценностей, командировочных расходов. Данные расходы обязательно включаются в программы проверки контролирующими органами. В целях недопущения нарушений бухгалтерам необходимо уделять данному виду учета не меньшее внимание, чем оплате труда или ремонтным работам. Рассмотрим в статье особенности учета расчетов с подотчетными лицами, принимая во внимание наиболее часто возникающие у бухгалтеров вопросы.

Общие положения

Основными документами, регулирующими выдачу денежных средств под отчет, являются Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н), и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Исходя из самого понятия выдача наличных денежных средств под отчет подразумевает, что человек, получивший их, обязан в дальнейшем отчитаться по произведенным расходам.

В п. 11 Порядка ведения кассовых операций представлен перечень расходов, по которым денежные средства выдаются в подотчет. В частности, учреждения и организации имеют право на выдачу наличных денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы на служебные командировки, экспедиции, геолого-разведочные партии, уполномоченные предприятия и организации, отдельные подразделения хозяйственных организаций, в том числе филиалы, не состоящие на самостоятельном балансе и находящиеся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денежных средств осуществляется не всем работникам бюджетного учреждения, а только указанным в приказе руководителя учреждения. Порядок выдачи и возврата подотчетных сумм прописывается в учетной политике бюджетного учреждения согласно нормативным документам, регулирующим выдачу наличных денежных средств.

Как определено п. 166 Инструкции N 148н, прежде чем получить аванс под отчет, работнику необходимо написать заявление на имя руководителя с просьбой о выплате данных средств. Перед тем как заявление будет подписано, бухгалтер проверяет, имеется ли задолженность за данным работником по ранее выданному авансу, и делает соответствующую отметку на заявлении. При имеющейся задолженности выдача новых денежных средств работнику не допускается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

Бухгалтер бюджетного учреждения должен проверить правильность составления авансового отчета и соответствие произведенных расходов приложенным документам. Поэтому во избежание разногласий работник должен для начала сам проследить, чтобы в товарном чеке были заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации). Кроме того, товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей.

Результатом такого отчета может быть как перерасход денежных средств, так и их остаток у подотчетного лица. Перерасход возвращается работнику в течение трех рабочих дней. В этот же срок подотчетное лицо обязано вернуть и остаток денежных средств.

Хозяйственные расходы

К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д. При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетное лицо должно приложить к авансовому отчету контрольно-кассовый и товарный чеки. В случае оплаты текущего ремонта к авансовому отчету следует приложить, кроме ККЧ, акт выполненных работ.

При осуществлении расходов следует иметь в виду предельный размер расчетов наличными денежными средствами.

Кроме того, при приобретении за наличный расчет товаров, работ, услуг подотчетное лицо обязано соблюдать целевое использование выделенных средств федерального бюджета и внебюджетных источников.

Также бухгалтерам стоит уделить внимание ведению доверенностей на получение подотчетными лицами материальных ценностей. Форма журнала учета выданных доверенностей, форма доверенности и порядок ее заполнения утверждены Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 «О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее — Инструкция N 17).

Как определено п. 1 ст. 185 ГК РФ, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей (п. 7 Инструкции N 17).

После того как материальная ценность получена, подотчетное лицо представляет в учреждение документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их учреждению (на следующий день после истечения срока действия доверенности).

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «Не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Это интересно:  В каком размере выплачивается аванс

Лицам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются.

Командировочные расходы

Направление работников бюджетных учреждений в служебные командировки регулируется Трудовым кодексом, Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление Правительства РФ N 749), Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — Постановление Правительства РФ N 729), Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Указ Президента РФ N 813), Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — Постановление Правительства РФ N 812).

Документальное оформление работника в служебную командировку осуществляется по следующим документам, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (форма Т-9 или Т-9а);
  • командировочное удостоверение (форма Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а).

На основании служебного задания руководитель бюджетного учреждения издает приказ (форма Т-9 или Т-9а).

В приказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество и должность командируемого работника;
  • место назначения (город, организация, куда командируется работник);
  • цель командировки и основание (служебное задание);
  • срок командировки;
  • источник оплаты командировочных расходов.

Следует заметить, что в учреждениях силовых министерств и ведомств в силу отраслевой специфики разработаны свои формы с учетом ведомственных особенностей. Например, Приказом МВД России N 780 утверждены следующие формы документов:

  • план служебных командировок;
  • рапорт;
  • приказ;
  • командировочное удостоверение;
  • журнал учета сотрудников (военнослужащих), выезжающих в служебные командировки;
  • журнал учета лиц, приезжающих в служебные командировки;
  • статистическая карточка учета служебной командировки.

Приказ МВД России от 05.10.2006 N 780 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск МВД России на территории Российской Федерации».

Работники, направляемые в служебную командировку, обязаны ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись. После ознакомления с приказом работнику выдается командировочное удостоверение. В нем проставляются отметки о дате прибытия и убытия из места командировки. Указанные отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации, в которую работник был командирован. При направлении одновременно в несколько населенных пунктов отметки делаются в каждом из них.

Работнику, направляющемуся в служебную командировку, возмещаются расходы по найму жилья, проезду к месту командировки и обратно, суточные, а также иные расходы, связанные со служебной командировкой.

Служебные командировки в пределах РФ

Основными нормативными документами, регламентирующими нормы командировочных расходов, являются Постановление Правительства РФ N 729 и Указ Президента РФ N 813 (п. 8 ст. 13 Федерального закона N 76-ФЗ , п. 89 Приказа МВД России N 780).

Федеральный закон от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих».

Рассмотрим нормы возмещения расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Исходя из п. 1 Постановления Правительства РФ N 729 расходы, связанные со служебными командировками на территории РФ, возмещаются в следующих размерах:

  • по найму жилого помещения (кроме случая, когда лицу, направленному в служебную командировку, предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;
  • на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
  • по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной службы (военной службы) (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
  1. железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  2. водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  3. воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
  4. автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
  5. при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

  1. водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

в) автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Также не стоит забывать и о порядке налогообложения суточных. Дело в том, что с 1 января 2008 г. в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24.07.2007 N 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации», максимальный размер выплаченных суточных, которые не облагаются НДФЛ, составляет не более 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и не более 2500 руб. — в заграничной командировке.

Внимание! Возмещение расходов без предъявления подтверждающих документов федеральным государственным служащим осуществляется в размере 30% от установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке (п. 19 Указа Президента РФ N 813).

Во время служебной командировки могут возникать непредвиденные обстоятельства. Одним из самых распространенных является болезнь работника. В этом случае работнику на общем основании выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенных на него обязанностей.

Отдельно остановимся на условиях, когда выплата суточных не производится, так как на этот момент обращают внимание контролирующие органы при проведении ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений. Так, в соответствии с п. 11 Постановления Правительства N 749 суточные не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В случае заключения работником, направленным в служебные командировки, договора коммерческого найма ему возмещаются расходы по найму жилого помещения при их документальном подтверждении в размере, определенном Постановлением Правительства РФ N 729 (п. 41 Приказа МЧС России , п. 95 Приказа МВД России N 780).

Приказ МЧС России от 10.01.2008 N 3 «Об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

Пример 1. Работник бюджетного учреждения по окончании служебной командировки представил авансовый отчет о произведенных расходах, согласно которому за проживание по заключенному договору найма им уплачено за пять дней 3500 руб., что подтверждено договором коммерческого найма, распиской наймодателя в получении денежных средств по договору, ксерокопией паспорта наймодателя.

Исходя из условий примера стоимость проживания за каждый день составляла 700 руб. (3500 руб. / 5 дн.), однако согласно п. 1 Постановления Правительства РФ N 729 работнику будут возмещены расходы в сумме 2750 руб. (550 руб. x 5 дн.).

Служебные командировки за пределы РФ

Помимо служебных командировок в пределах РФ, работники бюджетных учреждений могут направляться в служебные командировки на территорию иностранных государств. Стоит отметить, что при направлении работников в командировки за рубеж им возмещаются те же расходы, что и при служебных командировках в РФ, а также дополнительные затраты, к которым согласно п. 13 Указа Президента РФ N 813 относятся:

  • расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Направление работника в служебную командировку за пределы территории РФ производится по правовому акту (приказу, распоряжению) представителя нанимателя или уполномоченного им лица без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Постановления Правительства РФ N 749).

Подтверждением пересечения государственной границы является отметка пограничных органов в заграничном паспорте командируемого сотрудника, поэтому проверяющий может потребовать в качестве подтверждения нахождения в командировке заграничный паспорт сотрудника.

Далее рассмотрим выплату суточных. Она осуществляется в валюте той страны, куда направляется сотрудник учреждения, в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ N 812, а именно:

  • при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, установленных Постановлением Правительства РФ N 812.

Внимание! День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Постановления Правительства РФ N 749).

Например, если работник направлен в служебную командировку из Москвы в Лондон и вылет самолета из Москвы производится 20 августа 2008 г., а возвращение в РФ — 29 августа 2008 г., то в соответствии с п. 5 Постановления Правительства РФ N 812 суточные за 20 августа будут выплачены в валюте Великобритании, так как в этот день сотрудник пересечет границу РФ и прибудет в данную страну. В день возвращения из служебной командировки — 29 августа — суточные будут выплачены в рублях.

Еще одна особенность оплаты командировочных расходов за границей в отличие от Российской Федерации затрагивает однодневные командировки. Как определено п. 7 Постановления Правительства РФ N 812, работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50%.

Это интересно:  Региональные выплаты многодетным семьям

В случае если сотрудник учреждения в период нахождения в служебной командировке на территории иностранного государства обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющей стороной суточные не выплачиваются. Если принимающая сторона обеспечивает его только питанием без выплаты иностранной валюты, направляющая сторона выплачивает командируемому суточные в иностранной валюте в размере 30% от норм, предусмотренных Постановлением Правительства РФ N 812. Подтверждением данных обстоятельств может служить, например, программа проводимого за рубежом симпозиума или конференции, в которой сообщено, что его участники обеспечиваются питанием за счет принимающей стороны.

Расходы по найму жилого помещения осуществляются в соответствии с Нормами, установленными Приказом Минфина России N 64н . Однако в отдельных случаях бюджетным учреждениям разрешается оплачивать командировочные расходы по найму жилого помещения в размерах, превышающих определенные данным Приказом. В частности, такие выплаты осуществляются в размере фактических расходов в случае превышения нормы по найму жилого помещения, если получить подтверждающий документ посольства или консульства РФ за рубежом не представляется возможным (п. 47 Приказа МВД России от 19.03.2007 N 268 «Об утверждении Инструкции о порядке выезда сотрудников и работников органов внутренних дел Российской Федерации, военнослужащих и лиц гражданского персонала внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации в служебные командировки за пределы территории Российской Федерации»).

Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Бухгалтерский учет

  • суточные — 300 руб.;
  • на проживание — 8000 руб.;
  • на проезд до места назначения и обратно — 3000 руб.

Авансовый отчет представлен работником 24 августа 2009 г. на сумму 9100 руб. Остаток денежных средств в сумме 2200 руб. внесен в кассу учреждения в установленный срок.

В учете операции будут отражены следующим образом:

При выдаче под отчет денежных средств на командировочные расходы за границей следует руководствоваться п. 2 ст. 11 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также п. 113 Инструкции N 148н, в соответствии с которыми учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте РФ по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

При приобретении валюты необходимо руководствоваться пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», согласно которому бюджетные учреждения могут осуществлять валютные операции для оплаты или возмещения расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы РФ. Таким образом, отпала необходимость приобретать валюту в обменных пунктах, что вызывало массу проблем у бухгалтеров.

В связи с тем что курс ЦБ РФ постоянно изменяется, в бюджетном учете возникают курсовые разницы на дату совершения операций в иностранной валюте. В соответствии с направлением курсов иностранных валют курсовые разницы могут быть как положительные (увеличивающие стоимость обязательств), так и отрицательные (уменьшающие их).

Положительные курсовые разницы отражаются следующим образом:

Отрицательные курсовые разницы отражаются такой проводкой:

Кредиторская задолженность подотчетных лиц

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40. Рассмотрим особенности учета подотчетных сумм.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:

  • выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  • лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
  • подотчетное лицо не вправе передавать полученные под отчет денежные средства другому работнику;
  • выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В каждой организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

  • перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
  • срок, на который выдаются подотчетные суммы;
  • порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под подпись.

Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из статьи 243 Трудового кодекса (ТК), согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть отражен в учетной политике.

Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств.

При проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

  • даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо, согласно представленным документам, приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;
  • в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);
  • товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование («хозяйственные товары», «канцелярские товары»), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью подотчетного лица.

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Весьма часто работнику выдали под отчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу. Тогда работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету согласно статье 137 ТК. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

  • работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженности не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;
  • общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы;
  • работник не оспаривает оснований и размеров удержания (необходимо наличие письменного заявления работника о том, что он не против удержания суммы из заработной платы).

В бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса».

Выдача денежных средств под отчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет, это корпоративная банковская карта, которая оформлена на юридическое лицо. При использовании сотрудником при расчетах корпоративной карты возникает комиссия банка за ведение карточного счета. Ее также можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 25 п. 1 статьи 264 НК).

В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими бухгалтерскими записями:
Д 55 «Специальные счета в банках» – К 51 «Расчетные счета» (52 «Валютные счета»): перечислены денежные средства с расчетного (или валютного) счета на банковский карточный счет;
Д 91 «Прочие доходы и расходы» – К 55 «Специальные счета в банках»: оплачены услуги банка за обслуживание специального карточного счета.

Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов:
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К 50, субсчет 3 «Денежные документы»: выдана под отчет работнику организации расчетная карта по номинальной стоимости;
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К 57 «Переводы в пути»: получены наличные денежные средства. Квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица;
Д 50, субсчет 3 «Денежные документы» – К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»: возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом.

Помимо подлинников чеков, слипов, выписок по счету, полученных из банкомата и т.д., необходимо хранить еще их ксерокопии, заверенные печатью и подписью руководителя, поскольку они со временем выцветают и теряют свою информативность.

© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на «Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения» при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)

Статья написана по материалам сайтов: studopedia.ru, wiseeconomist.ru, subschet.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector