Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении представляет собой процедуру, которая прямо допускается законодателем. Удержание за отпуск при увольнении происходит только в том случае, когда лицо использовало то или иное количество дней отдыха авансом. Кроме того, необходимы и иные дополнительные основания, позволяющие рассчитать зарплату, которую следует удерживать. Всё зависит от количества дней, взятых авансов при увольнении, и других причин, связанных с осуществляемой уволенным человеком деятельностью. Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении также может быть запрещено при наличии на это оснований, а если и применяется, то должно проходить в соответствии с установленной процедурой и правилами расчёта.

Содержание

Основания для удержания

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть осуществлено без причин и только по решению работодателя. Именно поэтому удержание за неотработанный отпуск будет происходить только при наличии тех обстоятельств, которые предполагает непосредственно закон. Отпускные при увольнении рассчитываются всегда, если человек не использовал дни отдыха. Обратный принцип действует в случае, когда лицо тратит отпуск авансом. Здесь также будет засчитываться каждый день до момента, пока человек не решит уволиться.

Для использования дней отдыха, в том числе когда производится удержание отпускных, сотрудник должен отработать не меньше полугода, в противном случае право на отпуск не возникает.

Наличие использованных дней отдыха у увольняющегося человека само по себе выступает причиной удержаний, но только если это использование было раньше положенного времени. Кроме того, всё будет зависеть от ряда обстоятельств, которые определят тот или иной вариант действий. Для того чтобы понять, как правильно удержать отпускные, следует обратиться к нормам закона, а именно статье 134 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает рамки для работодателей в части отказа от выплат по отпускным, когда человек увольняется.

Опираясь на вышеуказанную норму, можно определить несколько обстоятельств для удержания положенной компенсации в случае прекращения работы.

Перечень их исчерпывающий:

  1. Удержание в счёт ранее выданного сотруднику аванса. Его выплата происходит с учётом заработной платы, но при увольнении без отработки такого аванса денежные средства будут вычтены в пользу работодателя.
  2. Удержание для погашения ранее предоставленного аванса, который должен был быть использован в рабочих целях, например, для командировки, но в итоге реализован не был. В редких случаях деньги возвращаются сразу. Обычно работодатель оставляет предоставленные средства у сотрудника, а в дальнейшем вычитает необходимую сумму из зарплаты.
  3. Удержание в результате ошибок, ранее совершённых при выплате сотруднику денежных средств. Сюда также можно отнести возврат денег работодателю, когда тот выплатил сотруднику средства в результате спора при увольнении, но комиссия признала работника виновным в этом споре.
  4. Удержание в случае использования человеком отпуска, который не был отработан полностью в соответствующий год. Здесь также важно установить точное количество дней, которые были использованы авансом.

Всегда возможна отмена удержания, если будут установлены основания для этого согласно трудовому закону. Решение об удержании должно быть принято в срок не позднее одного месяца после того, как прошёл период для возврата авансов и иных выплат. Важно также отсутствие оспаривания сумм и самого факта удержания со стороны сотрудника.

Излишние выплаты возвращаются работодателю во всех случаях, кроме начисления зарплаты. Она не может быть удержана.

Заработная плата выступает той выплатой, которая неотчуждаема у работника. Однако исключениями выступают случаи, когда была ошибка при расчёте заработной платы, она была выплачена сотруднику, а тот осуществлял неправомерные действия для этого, что установлено судебным органом. А также когда комиссия признала работника виноватым в споре с его работодателем, из-за чего и произошло увольнение, а зарплату ранее уже начислили.

Запрет на удержание

Когда человек увольняется, ему всегда предоставят ряд выплат, положенных по закону. Существуют обязательные начисления в виде зарплаты и компенсаций и дополнительные. Отпускные – обязательные платежи. Несмотря на то что закон позволяет удержать их в случае наступления определённых обстоятельств, определяются также положения, которые, напротив, накладывают на подобное мероприятия запрет.

Очень многое в вопросе, как удержать деньги за отпуск, зависит от того по каким причинам увольняется работник. Не всегда факт использования дней отдыха авансом при увольнении способен повлечь за собой лишение человека его выплат. Выделяют некоторое количество обстоятельств, которые формируют запрет на рассматриваемые действия. К ним могут относиться как определённые виды причин увольнения, так и форс-мажорные ситуации, не позволяющие лишить человека его средств.

Необходимо опираться только на положения трудового закона. Если в ТК РФ основание для удержания не предусмотрено, и нет прямого запрета на это, то лишить выплат лицо всё равно будет нельзя.

Говоря о конкретных запретах на удержание, в первую очередь важно отметить основные варианты обстоятельств, ограничивающих действия работодателя в данной части отношений с сотрудником.

Относят к ним следующее:

  • Сотрудник отказался перейти на иную работу, но по состоянию своего здоровья или из-за того, что работодатель сам не может предоставить такую возможность.
  • Прекращение работы организации, мероприятия по сокращению сотрудников или же смена владельца компании, повлёкшая за собой увольнение прежнего руководства.
  • Решение о восстановлении на работе того или иного сотрудника после увольнения. Принять его может либо инспекция труда, либо суд.
  • Призыв человека на службу. Учитывается и альтернативный вариант несения службы.
  • Получения лицом статуса нетрудоспособного, что подтверждается медицинскими показаниями.
  • Форс-мажорные ситуации, которые являются таковыми только в соответствии с законодательством.
  • Смерть работодателя, если он выступал в качестве индивидуального предпринимателя.

Данные запреты напрямую зависят от причин увольнения. Если будет установлено хотя бы одно из вышеуказанных обстоятельств, то удержание отпускных окажется невозможным.

Относительно форс-мажоров закон определяет, что такие ситуации также должны быть точно установлены. Особенность данной категории обстоятельств в том, что причины увольнения не являются инициативой одной из сторон. Ни работодатель, ни сам работник никак не могут повлиять на причины, по которым отношения должны прекратиться, соответственно, никаких удержаний также быть не может. Форс-мажором признаются различные стихийные бедствия, военные действия, катастрофы, какая-либо крупная авария, эпидемия или иные подобные ситуации.

Если то или иное обстоятельство не признаётся Правительством РФ как форс-мажор, то применять его в качестве основания для запрета недопустимо.

Помимо прямых запретов на удержание, существуют также и ограничительные рамки, отражённые в отдельной статье 138 трудового закона. Данная норма указывает, что даже если работодатель и может удержать отпускные, то не всю выплаченную ранее сумму. По общему правилу взыскание должно составлять не больше двадцати процентов. Однако предполагаются и исключения, позволяющие лишить работника половины выплаты. При этом всё должно быть обосновано, иначе в итоге работодатель будет иметь проблемы при перерасчёте средств и уплате налогов.

Расчёт удержания

Увольнение работников может происходить в разное время, и не всегда использованные дни отдыха остаются полностью отработанными или же, напротив, нередко имеются дни, которые не были реализованы как отпуск. В первом случае предполагается удержать у человека те отпускные, что он получил, по крайней мере, часть из них, а во втором, напротив, выплатить ему компенсацию. При этом всегда следует придерживаться определённого порядка расчёта, особенно когда речь заходит об удержании денег.

Порядок расчёта предполагает использование специальной системы ЗУП, которая подразумевает возможность осуществлять и назначение зарплат, и управление персоналом.

Всеми расчётами должна заниматься бухгалтерия. Даже при удержании необходимо учитывать все причитающиеся суммы, соблюдать лимит по взысканию в двадцать процентов и уплачивать налоги с получаемых сумм. Важным процесс расчёта является и для работника. Если его долг по отпуску выше положенной суммы в двадцать процентов, то он может добровольно вернуть средства.

Порядок определения суммы, которая подлежит удержанию, предполагает прохождение нескольких шагов, к которым относят следующее:

  1. Установление дней отпуска, которые не были отработаны. Для этого необходимо определить дни, причитающиеся в течение конкретного года работы. Далее разделить их количество на двенадцать и умножить на число отработанных месяцев. После этого полученный результат вычитается из общего количества дней отдыха, которые были получены за период всей работы. Итоговый показатель и будет определять неотработанные дни. Важно помнить, что если был отработан неполный месяц, то его учитывают, только если прошла его половина.
  2. Расчёт суммы отпускных, которые не отработаны. Для этого потребуется всего два показателя: полученное ранее количество неотработанных дней отдыха и средний заработок. Он берётся за год, в котором происходит увольнение, а если число неотработанных дней выше заслуженного отпуска, то тогда используются показатели и за прошлые года работы. Далее для установления суммы удержания количество дней умножается на среднюю зарплату, что и формирует конечный результат. Средний заработок должен быть известен, так как по нему начислялись отпускные.

Данный порядок общий, и предусматривается на случай, если работник стабильно получал один и тот же оклад без каких-либо изменений. Однако существуют и другие ситуации.

Встречаются случаи, когда на протяжении всего времени работу у сотрудника заработная плата либо уменьшалась, либо увеличивалась. Данный фактор, соответственно, влияет на средний размер оклада и на все положенные выплаты. В этом случае очень важно определить коэффициент, по которому изменялся размер заработка. Он позволит при необходимости увеличить или уменьшить сумму удержания. В таких расчётах надо умножать количество неотработанных дней и на первоначальный средний заработок, и на тот, что был увеличен на соответствующий коэффициент, а также число неотработанных дней, что зафиксировано после повышения оклада.

Все начисления должны быть отражены в отчётности перед налоговой службой. Кроме того, обязательно платить налог, в том числе с переплаченных сотруднику денежных средств.

Что делать с налогами, если в итоге производится удержание? Излишне выплаченный аванс не является нарушением закона или ошибкой. Всё было правомерно на момент получения отпуска, а значит, никаких ошибок в документах и начислениях нет. В такой ситуации направлять какие-то исправления или корректировки в налоговую нет необходимости. Все нюансы будут отражены при оформлении увольнения, в том числе информация об удержании средств.

Однако следует позаботиться о том, чтобы излишне уплаченные налоги были учтены. Это происходит на последнем этапе, а именно закрытие долга, которое осуществляется либо за счёт действий по удержанию со стороны работодателя, либо за счёт добровольного покрытия долга сотрудником. Для возврата лишнего налога достаточно направить заявление в налоговую, приложив справку о доходах, после чего определённая сумма будет зачтена при погашении долга. На это у сотрудника есть всего десять дней, иначе вернуть налог не получится.

Это интересно:  Периодичность проверки газового оборудования в квартире

Порядок удержания

Когда необходимо лишить лицо части выплаченных средств в процессе работы, не нарушая при этом нормам закона, следует соблюдать конкретно-определённый порядок действий. В первую очередь, конечно, необходимо установить наличие обстоятельств, которые вынуждают работодателя удерживать денежные средства у своего сотрудника. Для этого достаточно обратиться к норме закона. И если такие причины найдены, то можно переходить к процедуре уменьшения выплат при увольнении.

Удержание всегда производится на стадии увольнения работника и касается только тех выплат, что положены ему в такой ситуации в части отпускных.

Процедура по удержанию средств в связи с тем, что неразрывно связана с увольнением, включает в себя схожие действия.

Чтобы лишить человека его выплаты, не нарушив при этом трудового закона, необходимо пройти следующие этапы:

  1. Основания увольнения. Их определение обязательно и важно. В зависимости от того, по каким причинам человек прекращает работу, будет установлено, имеется ли запрет на удержание денег или нет. Когда существуют исключительные основания, то достаточно просто уволить лицо, когда же их нет, то возможен вычет средств.
  2. Установление неотработанных дней на отдых. Если человека всё же предстоит уволить, то нужно определиться с его отпуском и авансовыми платежами. Наличие неотработки по этим пунктам и станет причиной для удержания.
  3. Приказ. Данный документ необходим, поскольку подтверждает решение об увольнении. В нём указывается информация об основаниях, по которым увольняется человек, а также дата, с которой его деятельность прекращается. Данная информация также будет иметь значение при расчёте удержания.
  4. Расчёт. В стандартной ситуации человеку на руки выдают его зарплату и компенсацию за отпуск, который не был использован. Когда необходимо оформить удержание, то следует сначала рассчитать его. Это делается по предложенной выше схеме. Оставшиеся денежные средства за вычетом удержания должны быть переданы сотруднику. Возможно, что долг не будет погашен полностью, тогда следует договориться с работником о его возврате, поскольку официально размер удержания не может быть больше двадцати процентов от положенной суммы.
  5. Возврата налога. На данном этапе сотрудник сам должен обратиться в налоговую. Так излишне уплаченные налоги будут зачтены в пользу имеющегося у него долга.

Как только вся процедура пройдёт, лицу должна быть выдана его трудовая книжка, после чего человека можно считать официально уволенным.

Возможны ситуации, когда работник имеет право обжаловать решение работодателя о взыскании с него денег. В первую очередь следует обратиться в инспекцию труда, где комиссия должна будет рассмотреть спор. В случае если его признают правым в споре, работодатель обязан будет вернуть начисления обратно своему сотруднику. Чаще всего такое возможно лишь при незаконном увольнении, что влечёт за собой возврат лица на работу. Сам же работодатель, имея непогашенный долг своего бывшего сотрудника, имеет несколько вариантов действий: обратиться в судебные органы, договориться с работником или простить долг.

Таким образом, законодатель не запрещает работодателю при необходимости взыскать со своего сотрудника излишне выплаченные ему средства. Однако следует помнить о возможных запретах, прямо указанных в законе.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении может быть произведено работодателем при наличии на то законных оснований. Для того же, чтобы знать, в каких случаях возможно удержать сумму излишне выплаченных отпускных и как это сделать, полезно будет ознакомиться с нашей статьей.

Экономический смысл удержания

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время. Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке.

При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты. При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право удержать оплату за дни отпуска, отгулянного авансом.

Удержание отпускных при увольнении использованных авансом возможно в размере не более 20 % от общей выплаты.

Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль.

Когда появляются неотработанные отпускные

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2017, а в январе 2020 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание за отпуск при увольнении касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Когда действует запрет на удержание отпускных

Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

  • отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
  • сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
  • восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
  • призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
  • признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
  • наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
  • смерти ИП-работодателя.

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).

Согласно ст. 28 Правил, компенсация выплачивается:

  1. За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.
  2. Пропорционально фактически отработанному времени.

То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т. к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным.

Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпускпри увольнении, например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска.

Порядок удержания отпускных при увольнении

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении? Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность. Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.

Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч. 2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109).

Как рассчитать размер излишне выплаченных отпускных при увольнении

Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы:

УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД,

УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска;

ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней;

ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска;

Это интересно:  Втб оплата жкх без комиссии

ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.

Этапы расчета промежуточных показателей:

  1. Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).
  2. ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922).

Итак, удержание за использованный авансом, но неотработанный отпуск производится в размере не более 20% выплачиваемого при увольнении заработка. Сумма долга, превысившая размер фактического удержания, погашается уволенным самостоятельно или взыскивается работодателем через суд. При этом важно помнить, что в ряде случаев установлен запрет на осуществление удержаний при увольнении (например, из-за ликвидации работодателя).

Как определить средний дневной заработок

Для расчета долга по отпуску бухгалтер должен определить средний дневной заработок (ст. 139 ТК РФ). Но отдельно считать этот показатель на дату увольнения не надо. Используйте в расчете ту сумму, которая была на дату начала отпуска сотрудника. Такой порядок связан с тем, что компания удерживает деньги, которые работник получил ранее.

Как посчитать количество неотработанных месяцев

Помимо среднего заработка бухгалтер определяет, сколько месяцев сотрудник не отработал в году, за которые уже успел отгулять отпуск. При расчете используйте два правила.

Первое правило – расчетный год не равен календарному, то есть не обязательно должен начинаться 1 января и оканчиваться 31 декабря.

  1. дни, которые отработал сотрудник;
  2. ежегодный отпуск, дни нетрудоспособности, праздники и выходные;
  3. дни, которые работник взял за свой счет. Но учитывают не более 14 календарных дней за год.

Второе правило – если у сотрудника помимо целых месяцев есть еще и неотработанные дни, то их округляют до полных месяцев. Здесь главное запомнить, что остаток в 14 дней и меньше не учитывают. А дни, начиная с 15 округляют до полного месяца.

Например, у сотрудника неотработанными остались 4 месяца и 17 дней. Тогда бухгалтер возьмет в расчет удержания 5 месяцев.

Как узнать, сколько дней отпуска положено сотруднику за год

Обычно отпуск равен 28 календарным дням (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Для большинства работников именно это значение и возьмет бухгалтер для расчета компенсаций и удержаний за неиспользованный отпуск при увольнении. Однако есть исключения.

К примеру, если ваш сотрудник моложе 18 лет, то отпуск у него должен быть 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Для учителей в формуле используют 42 или 56 дней (ст. 334 ТК РФ). Конкретное значение зависит от должности педагога (постановление Правительства РФ от 14 мая 2015 г. № 466). Инвалиды же имеют право на 30 дней (ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ).

Сколько можно удержать у сотрудника за использованный авансом отпуск при увольнении

Из выплат, которые положены работнику при увольнении, бухгалтер вправе удержать не более 20 процентов от суммы, которая осталась после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Все что свыше, сотрудник вправе погасить добровольно.

Пример

Менеджер устроился на работу 22 августа 2017 года. Увольняется он 19 июня 2020 года. В декабре 2017 года менеджер отгулял 28 календарных дней. Средний дневной заработок составил 501 руб.

Рабочий год у менеджера начинается с 22 августа 2017 года и заканчивается 21 августа 2020 года. Неотработанный период составляет два месяца и два дня. По правилам округляем это значение до двух полных месяцев.

Пример 1. Калькуляция удерживаемой суммы излишней выплаты по отпускным при увольнении

А. В. Остров работал в ООО «Василек» с 1 декабря 2015 г. Его рабочий год должен был продлиться до 20 ноября 2016 г. В указанном периоде ему предоставлялся отпуск длительностью 28 дней. Средний заработок работника составил 230 руб. Но А. В. Остров уволился 30.06.2016. Производится калькуляция суммы, которую нужно удержать.

Данные для калькуляции Подсчеты
Число дней отпуска — 28;количество месяцев в году — 12;

число неотработанных месяцев уволенного — 5 Неотработанное время отпуска (по дням):28 / 12 (месяцев) = 2,3 дня;

Пример 2. Удержание избыточной выплаты по отпускным при увольнении работника, стандартные контировки

П. В. Смирнов работал в ООО «Зорька» с 15.01.2016. Отпуск ему оформляли с 15.07.2016 сроком на 12 дней. После отпуска П. В. Смирнов проработал до августа и уволился по соглашению сторон 15.08.2016. Таким образом, он не доработал до конца рабочего года 5 месяцев.

Поскольку уволенный брал отпуск 12 дней за полный рабочий год, а не доработал 5 месяцев, то наниматель вправе вернуть избыточную выплату денег за 5 дней (12 / 12 = 1 день; 1 * 5 = 5 дней). В последний день работы П. В. Смирнову выдали причитающиеся выплаты, из которых была удержана сумма за неотработанные 5 дней по отпускным. Бухгалтерией использовались основные контировки:

  • ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — зачисление зарплаты при увольнении;
  • ДТ 20 (26, 44 и т.д.), КТ 69 — взносы в ПФР;
  • ДТ 70, КТ 68 — исчисление НДФЛ;
  • ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — снижение трат на сумму избыточных выплат по отпускным;
  • ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 69 — коррекция ПФР;
  • ДТ 70, КТ 68 — коррекция НДФЛ;
  • ДТ 70, КТ 50 — выдана зарплата.

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником. В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе.

Когда производится оформление бланка 2-НДФЛ, то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ — на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм.

Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

Бухгалтерские проводки

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году. При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно.

По Дебету По Кредиту Описание операции
20,23,25,26,44 70 Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска. При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников.
96 70 Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат.
50 70 В кассу передана сумма излишне выданных отпускных
70 68 Производится сторнирование начисленных налогов и взносов.
20,23,25,26,44 69

Как работодателю оформить возврат

Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения.

Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.

Рассчитать количество календарных дней, за которые отпускные выплачены авансом, можно следующим способом:

  1. Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.
  2. От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.

При подсчете количества месяцев число можно округлить. Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц.

Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа. Делать это необходимо в пользу работника.

Чтобы рассчитать сумму задолженности за неотработанный период, подлежащую удержанию при увольнении, необходимо высчитанное число неотработанных дней умножить на сумму среднего заработка на время отпуска.

Нужно ли составлять приказ

Приказ об удержании излишне выплаченной суммы отпускных при увольнении необходимо оформлять работодателю, дабы обезопасить себя от споров и судебных разбирательств с бывшим сотрудником. Общепринятой формы приказа нет, поэтому его составление считается произвольным для каждой организации.

Руководитель должен издать приказ об удержании в течение месяца со дня завершающего срок на возвращение неотработанного аванса.Важно указать в документе информацию о работнике (имя, фамилию, должность), количество неотработанных дней, сумму долга за неотработанный период. Также в конце должна быть пометка о том, что сотрудник ознакомлен с условиями, и его подпись для согласия с написанным в документе.

Если работник не согласен возвращать деньги, использованные авансом

Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд. Однако тут мнения юристов расходятся.

Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса.

Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении

При завершении трудовых отношений между работником и работодателем российское законодательство налагает на каждого из них некоторые обязательства. Среди требований к организации, сотрудник которой увольняется, есть обязательный расчёт таких величин как выходное пособие для этого человека.

Этот вид выплат обычно включает фиксированную величину, которая зависит от оклада работника, дополнительные надбавки и вознаграждения, а также компенсационный возврат за неиспользованный отпуск (127-я статья ТК РФ). С другой стороны, иногда сотрудник уже израсходовал все дни своего отдыха – и даже превышает положенное количество дней, получая их авансом.

В этом случае ТК (137-я ст.) закрепляет за работодателем право на удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении определённой суммы.

Обстоятельства, дающие право на удержание за отпуск при увольнении

Право на отпуск предоставляется сотруднику, отработавшему не менее 6 месяцев у одного и того же работодателя. Иногда, по соглашению сторон или на основании 122-й статьи ТК, такая возможность появляется у человека раньше положенного срока. Длительность отпуска может быть разной (в зависимости от условий труда и других обстоятельств). Однако её минимальное значение составляет 28 дней, которое можно взять полностью или частями.

Если наниматель по какой-то причине решает предоставить сотруднику отпуск за ещё не отработанное время, а тот увольняется до завершения положенного срока, появляется задолженность.

Работник оказывается должен организации за полученные заранее отпускные, рассчитанные за весь период. В результате работодатель или его представители получают возможность вернуть выплаченные средства.

Основанием для того чтобы переплата за отпуск была возвращена работником является 137-я статья ТК РФ. При этом согласия сотрудника не требуется. Однако работодатель должен издать распоряжение, в котором указывается факт удержания из выходного пособия соответствующей суммы, рассчитать которую позволяют две несложных формулы.

Расчет размера лишних отпускных при увольнении

Заниматься определением величины возврата отпускных при увольнении работника, отгулявшего отпуск авансом, также как и размера выплат, должен бухгалтер организации. Контроль правильности расчёта и оформление соответствующей документации выполняет главбух. Со стороны работодателя требуется издать приказ о возмещении долга.

Рассчитывая возврат, следует знать, что эта сумма не должна превышать 20% средств, получаемых работником при увольнении.

При наличии у человека долга, большего по размеру, чем допускается возвращать по закону, он может вернуть деньги в добровольном порядке. Если же деньги не возвращаются и таким путём, их возмещение можно попробовать получить через суд (в соответствии с 1102-й и 1109-й статьями ГК). Допускается также отказ работодателя от долга, когда увольняющемуся прощаются долги за отпуск.

Определение количества неотработанной части отпуска

Расчёт размеров задолженности сотрудника перед нанимателем начинается с определения количества дней, за которые будет начисляться возврат. Формула в данном случае несложная:

N = К – (Г*О/12)

где N – количество дней, которые не отработал сотрудник;

К – число дней, которые уже были взяты работником;

Г – положенное количество дней отпуска (от 28 дней и выше);

О – число месяцев, которые отработал сотрудник в течение отчётного периода.

При определении последнего показателя следует учитывать некоторые нюансы. Так, если месяц был неполный, принимается во внимание количество дней. Больше половины (например, 11 рабочих смен из 21) означает округление до целого числа, меньше – период не считается вообще. Окончательное число N, по которому рассчитывается удержание за отпуск при увольнении, округляется до целого. Причём, оно выполняется в пользу сотрудника, а не организации – т. е. 2,5 дня можно сделать только двумя, а не тремя рабочими сменами.

Получение суммы неотработанных отпускных

При расчёте учитывается величина среднего заработка, которая принималась при определении размеров отпускных. Не допускается брать этот показатель за период, предшествующий увольнению. Формула:

С = N*Д

где N – уже известное число лишних дней отпуска,

Д – средний заработок, согласно которому рассчитывались отпускные.

Если каким-то образом получилось так, что количество лишних дней превышает продолжительность последнего отпуска (например, их 10, в то время как период отдыха был семидневным), для расчёта требуется информация о предыдущем периоде. В данном случае платёж работника будет рассчитан с помощью среднего заработка, который учитывался для определения размера прошлых отпускных, и зарплаты за предпоследний срок.

В приведенном примере это будет, соответственно, семидневный и трёхдневный периоды, показатель Д для которых принимается разным. Ещё сложнее будет ситуация, когда за расчётный период изменяется зарплата сотрудника, а отпускные пересчитываются с помощью повышающих коэффициентов.

Пример расчета величины удержания

Для того чтобы лучше понять принципы расчёта стоит рассмотреть пример:

  • работник Иванов Иван Иванович начал работать 15 ноября 2017 г., в результате чего расчётный год должен был закончиться 14.11.2018;
  • свой отпуск в размере 28 дней сотрудник взял целиком в марте 2018 г.;
  • средний заработок для получения отпускных составил 1000 рублей;
  • запись в трудовой книжке сообщает о прекращении рабочих отношений 1 мая 2018 г.

Условия для запрета на удержание отпускных

Удерживать средства с выходного пособия за излишне выплаченные отпускные допускается в большинстве случаев – но далеко не всегда. Существует целый ряд оснований, в соответствии с которыми сотрудник не должен возвращать переплату:

  • отказ работника переводиться на другую должность, если работать на старом месте он не может в соответствии с заключением медицинской комиссии, которое подтверждает справка КЭК (ВКК);
  • признание человека непригодным к работе (в том числе, и в таких ситуациях, когда он получает статус «инвалид»);
  • ликвидацию организации или прекращение деятельности ИП;
  • сокращение сотрудника;
  • смену собственника предприятия;
  • призыв увольняемого на срочную военную службу;
  • возврат подчиненного, ранее занимавшего эту должность (например, из декретного отпуска);
  • случаи смерти работника или работодателя (если речь идёт об ИП);
  • наступление чрезвычайной ситуации, природной или техногенной катастрофы.

Увольняющийся пенсионер, имеющий долг перед работодателем, тоже должен будет выплатить полную сумму возврата. Никаких отличий при выходе сотрудника на пенсию от обычного увольнения не существует. С другой стороны, организации не всегда удерживают такие задолженности с пенсионеров – особенно когда для получения части суммы требуется обращаться в суд.

Налоги на средства, удержанные за неотработанный отпуск

Учитывать размер налога и определять, какой будет бухгалтерская проводка по его начислению, следует с учётом таких нюансов:

  • неудержанный долг сотрудника перед организацией не считается нарушением законодательства, поэтому исправления в налоговом учёте за уже прошедший период не требуются;
  • корректировка НДФЛ производится уже на момент увольнения;
  • выполняя перерасчёт, сумму налога вычитают из того долга, который должен вернуть увольняющийся работник со своего выходного пособия (с учётом максимальной суммы в 20%).

При увольнении работодатель обязан письменно сообщить сотруднику не только об удержании задолженности, но и о лишнем налоговом вычете, который был удержан с отпускных. Работник пишет заявление на возврат – однако, не получает налог на свой расчётный счёт. Сумма вычитается из начисленной задолженности за лишние дни отпуска.

Удержания при увольнении за предоставленный авансом отпуск

В процессе трудовых отношений возникают ситуации, когда сотруднику оформляется отпуск авансом в счет следующего года. При этом ему начисляются денежные средства за неотработанные дни отпуска. В дальнейшем они компенсируются отработанными месяцами. Но если возникает необходимость увольнения, в некоторых случаях начальник вправе удержать данную разницу из итоговой заработной платы во время расчета с работником.

Предоставление очередного отпуска авансом по согласованию с работодателем


Согласно правилам, регламентированным законодательством нашей страны, минимальное рабочее время, которое гражданин обязан отработать для получения права ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск, составляет 6 месяцев.

При некоторых обстоятельствах, по предварительной договоренности с руководителем, гражданин может уйти на отдых до момента достижения указанной отметки накопленного времени. Тогда ему начисляются отпускные в полном размере за 28 дней, и часть их будет считаться долгом работника.

Если гражданин продолжает вести трудовую деятельность в компании, то с вопросом возврата описанной задолженности не возникает проблем. Однако если в течение периода работы, требуемого для погашения данного долга, гражданин пожелает уволиться, то начальство получает право удержать остаток долга из итогового расчета.

В каких случаях не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении может осуществляться руководителем работника без получения от него какого-либо подтверждения или согласия на проведение процедуры. Сделать это можно не всегда. Положениями статьи ТК РФ № 137 определяются ситуации, когда удержать долг за использованный авансом отпуск не представляется возможным. К таковым относятся ситуации, когда причиной расторжения трудового соглашения является:

  • отказ от смены должности на основании перевода (между организациями или внутри одной компании) на основании медицинских противопоказаний – факт должен подтверждаться соответствующим заключением лечащего врача;
  • ликвидация или реорганизация компании;
  • прекращение исполнения трудовых обязанностей руководителем предприятия;
  • сокращение численности персонала;
  • необходимость отправления работника на прохождение срочной воинской службы;
  • восстановление на должности бывшего сотрудника (например, выход работницы из декрета, возвращение гражданина после продолжительного больничного и т.д.);
  • признание увольняющегося работника нетрудоспособным или недееспособным;
  • какое-либо непредвиденное чрезвычайное обстоятельство, не позволяющее далее работать предприятию (военные действия, природные катаклизмы, техногенные аварии и катастрофы и т.д.).

Если процедура прекращения рабочих отношений производится на основании, отсутствующем в вышеуказанном списке, и при этом сам гражданин не согласен с необходимостью удержания, руководитель может обратиться в учреждения судебной власти или трудовую инспекции для урегулирования вопроса.

Порядок удержания излишне уплаченных отпускных

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск осуществляется вместе с основным расчетом гражданина в последний день его работы (дата увольнения согласно приказу).

Сумма удержания определяется путем проведения следующих расчетов:

  1. Вычисление размера среднего дохода за одни выработанные сутки за расчетный период.
  2. Определение количества положенных дней за выработанное время отпуска.
  3. Вычисление размера денежных средств, подлежащих выплате в качестве компенсации за неиспользованные дни отдыха.
  4. Вычет получившейся суммы из выплаченных средств за оформленный авансом отпуск.

В процессе вычислений используются определенные правила округления. В частности, это касается месяцев работы. Если датой увольнения является день позже 15 числа, то месяц считается отработанным целиком, если раньше – то он совсем не учитывается в процессе вычисления.

При вычислении количества положенных дней отдыха за выработанный период итоговое число может получиться не целым. Согласно трудовому законодательству, его следует округлять в пользу сотрудников, т.е. в большую сторону.

Расчет количества неотработанных дней отпуска

Вычисление количества невыработанных суток, использованных авансом для отдыха, вычисляется по следующей формуле:

Фактически использованные дни отдыха – Положенные дни отдыха по отработанному стажу

  1. Число месяцев в периоде делится на 28 дней.
  2. Полученное значение (за год = 2,33) умножается на фактически отработанные месяцы.

Затем получившееся значение вычитается из фактического срока использованного отдыха.

Расчет суммы неотработанных отпускных

Фактически начисленные деньги за отпуск, использованный наперед – (Полагающиеся дни отдыха * Среднедневной доход за расчетный период)

Итоговая сумма удерживается с суммы расчета при увольнении, в который входит заработная плата, премии, выходные пособия и т.д.

Как оформить удержание документально

Выполняемая процедура в обязательном порядке должна оформляться документально. Для этого может издаваться отдельный приказ или же дополнение к приказу о расторжении трудового соглашения.

Для составления документа на данный момент не предусмотрено какой-либо универсальной формы бланка. В связи с этим организации могут использовать макеты, разработанные самостоятельно. Типовой образец распоряжения об удержании неотработанной части полученной в авансовом порядке отпускной выплаты:

Статья написана по материалам сайтов: pred-pravo.ru, yzakon.ru, o-kadrah.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector