Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

Главная книга», 2009, N 15

На основании табеля учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13 ) бухгалтер рассчитывает зарплату и другие выплаты, причитающиеся работнику. Поэтому отработанное каждым работником время должно правильно отражаться в табеле.

Как правило, при заполнении табеля используется метод сплошной регистрации явок и неявок на работу. Однако в зависимости от специфики деятельности организации может возникнуть необходимость в дополнении табеля графами и строками для внесения других сведений, необходимых для учета рабочего времени (например, о работе сверхурочно, при многосменном режиме, во вредных условиях труда). Такие изменения формы табеля должны быть утверждены приказом об учетной политике . Не забудьте, что удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается .

Если в табеле отражаются только отклонения (неявки, опоздания, сверхурочные и т.п.), то при отсутствии отклонений в табель нужно занести только итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца (графы 5 и 7 формы N Т-12 или графы 5 и 6 формы N Т-13).

А теперь рассмотрим на примерах заполнение табеля методом сплошной регистрации в нестандартных ситуациях, а также при необходимости покажем, как на основе данных, занесенных в табель, рассчитываются выплаты работникам. В примерах мы будем показывать заполнение табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), а табель учета рабочего времени (форма N Т-13) заполняется аналогичным образом.

Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н.
Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Содержание

Работа во вредных условиях

Если работники заняты только на работах с вредными условиями труда, то для учета в табеле отработанного времени можно использовать стандартные обозначения — буквенный код «ЛЧ» либо цифровой «21» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.

Если же работники заняты на работах как с нормальными условиями труда, так и с вредными условиями, то доплачивать за «вредность» нужно только за время, отработанное во вредных условиях . Напомним, что рабочий день таких работников нужно уменьшить до продолжительности сокращенного рабочего дня, установленного для «вредников», если они отработали во вредных условиях не менее половины сокращенного рабочего дня . Поэтому имеет смысл дополнить табель строками для отражения времени, отработанного во вредных условиях, приходящегося на каждый рабочий день.

Пример. Заполнение табеля, если сотрудник занят на работах и с нормальными, и с вредными условиями труда

Условие

Слесарь Агафонов А.А. выполняет работы по наладке оборудования как в цехах с вредными условиями труда, так и в цехах, где вредные производственные факторы отсутствуют. Агафонову А.А. установлена дневная тарифная ставка. Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Продолжительность рабочего дня работников, занятых в цехах с вредными условиями труда, составляет 6 ч, для остальных работников — 8 ч.

Для отражения времени, отработанного во вредных условиях труда, в табель введены дополнительные строки и буквенный код «ВР».

За работу во вредных цехах работникам положен дополнительный отпуск.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за период с 1 по 15 июня 2009 г. будет иметь следующий вид.

1. Учет рабочего времени

В соответствии с табелем за первую половину июня 2009 г. Агафонову А.А. нужно выплатить 10 дневных тарифных ставок и произвести доплату за «вредность» за 17 ч. В стаж для предоставления дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда ему нужно засчитать 1, 2, 10 и 15 июня, поскольку в эти дни он работал во «вредных» цехах не менее половины рабочего дня, установленного для работы в таких цехах, то есть не менее 3 ч .

Статья 147 ТК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 N 870.
Статья 92 ТК РФ, п. п. 19, 22 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20.
Пункт 12 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20.

Командировка

При направлении работника в командировку в табеле отражаются только дни (включая выходные и нерабочие праздничные дни), приходящиеся на время командировки, буквенным кодом «К» либо цифровым «06». В графе под кодом количество отработанных часов отражать не нужно, она остается незаполненной.

Если день выезда в командировку (возвращения из командировки) работник полностью отработал, то такой день нужно отразить не только как обычный отработанный, но и как день командировки.

Пример. Заполнение табеля при командировке

Условие

Юрист Алехин А.И. находился в служебной командировке с 23 по 30 июня 2009 г. День направления в командировку — 23 июня 2009 г. сотрудник отработал полностью, в день возвращения из командировки — 30 июня 2009 г. он на работу не выходил. Все остальные рабочие дни в июне он отработал полностью.

Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Продолжительность рабочего дня составляет 8 ч.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за период командировки с 23 по 30 июня 2009 г. будет иметь следующий вид.

За июнь 2009 г. Алехину А.И. нужно выплатить :

  • заработную плату за отработанные дни с 1 по 5, с 8 по 11, с 15 по 19, 22, 23 июня;
  • средний заработок за дни командировки с 24 по 26, 29, 30 июня;
  • суточные за каждый день с 23 по 30 июня.

Статьи 129, 132, 167, 168 ТК РФ.

Работа в выходные и нерабочие праздничные дни

В табеле работа в выходной или нерабочий праздничный день отражается буквенным кодом «РВ» либо цифровым «03» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного в такой день времени.

За работу в такие дни сотрудник может взять отгул, тогда работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном, а не в двойном размере . Однако в отношении тех работников, которым установлен оклад, на практике это правило понимается по-разному. Многие бухгалтеры в ситуации, когда работник, которому установлен оклад, работал в выходной день, а потом взял в этом месяце за него отгул, выплачивают ему только оклад. Такой подход является правильным только для работников с суммированным учетом рабочего времени, когда для них часы, отработанные в нерабочий праздничный день, входят в месячную норму, а работа в такой день — это работа по графику. Работникам, которым не установлен суммированный учет рабочего времени, а таких большинство, в такой ситуации нужно доплачивать за работу в выходной или нерабочий праздничный день в одинарном размере.

Следовательно, в такой ситуации :

(или) работникам с суммированным учетом рабочего времени нужно выплатить оклад;

(или) остальным работникам нужно выплатить оклад за месяц и дополнительно одинарную часовую (дневную) часть оклада.

Рассмотрим, как правильно заполнить табель в такой ситуации при обычном и суммированном учете рабочего времени и оплатить работу сотрудникам, которым установлен оклад.

Пример. Заполнение табеля не при суммированном учете рабочего времени, если сотрудник взял отгул за работу в нерабочий праздничный день

Условие

Слесарь в связи с производственной аварией привлекался к работе в нерабочий праздничный день 12 июня 2009 г. на 7 ч и выходной день 13 июня 2009 г. на 5 ч.

Продолжительность рабочего дня для него составляет 8 ч. Он работает по пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

По заявлению сотрудника за работу 12 июня 2009 г. ему был предоставлен отгул 29 июня 2009 г.

Работнику установлен оклад.

В соответствии с коллективным договором работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в размере двойной дневной части оклада независимо от количества отработанных в такой день часов.

Это интересно:  Публичное право включает в себя

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за июнь 2009 г. будет иметь следующий вид.

В соответствии с табелем за июнь 2009 г. слесарю нужно выплатить в дополнение к окладу за месяц три дневных части оклада (за работу 12 июня 2009 г. не две, а одну часть, так как сотрудник за работу в этот день взял отгул, за работу 13 июня 2009 г. — две части).

Пример. Заполнение табеля при суммированном учете рабочего времени, если сотрудник взял отгул за работу в нерабочий праздничный день

Условие

Работнику установлен суммированный учет рабочего времени (учетный период — месяц). Продолжительность рабочего дня составляет 11 ч. В соответствии с графиком работы он работал в праздничный день 12 июня 2009 г. Всего в июне 2009 г. в соответствии с графиком работы у него 15 рабочих дней (все четные дни месяца).

По заявлению работника за работу 12 июня 2009 г. ему был предоставлен отгул в рабочий для него по графику день — 20 июня 2009 г. Работнику установлен оклад.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за июнь 2009 г. будет иметь следующий вид.

В соответствии с табелем за июнь 2009 г. сотруднику нужно выплатить только оклад, поскольку за работу 12 июня 2009 г. ему сверх оклада положена дневная часть оклада, а работа 20 июня 2009 г. не оплачивается, так как это день отгула.

Статья 153 ТК РФ.
Статьи 153, 423 ТК РФ; п. 1 Разъяснения Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 N 13/П-21.

Неполное рабочее время

Если работнику неполное рабочее время установлено :

(или) по его просьбе с согласия работодателя — в табеле используется буквенный код «Я» либо цифровой «01» с указанием под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день;

(или) по инициативе работодателя в связи с изменением организационных или технологических условий труда — в табеле используется буквенный код «НС» либо цифровой «25» с указанием в графе под кодом продолжительности отработанного времени, приходящегося на каждый рабочий день.

При этом если сотрудник работает в режиме неполной рабочей недели, то дополнительные нерабочие дни обозначаются в табеле как выходные.

Пример. Заполнение табеля, если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя

Условие

Организация работает по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Продолжительность рабочего дня составляет 8 ч.

Кладовщикам склада готовой продукции Артемову И.И. и Андрееву А.И. в связи с изменением технологических условий труда в организации установлено неполное рабочее время с 1 июня 2009 г. При этом Артемов И.И. (табельный номер «02») работает по графику понедельник, среда, пятница по 8 ч, а Андреев А.И. (табельный номер «01») — ежедневно с понедельника по пятницу 5 ч.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за июнь 2009 г. будет иметь следующий вид.

В соответствии с табелем за июнь 2009 г. Артемову И.И. нужно оплатить 96 ч, а Андрееву А.И. 104 ч.

Статья 93 ТК РФ.
Статья 74 ТК РФ.

Отпуск по уходу за ребенком и работа на условиях неполного рабочего времени

По просьбе матери (другого родственника или опекуна, ухаживающего за ребенком), находящейся в отпуске по уходу за ребенком, работодатель может разрешить ей работать неполное рабочее время . В такой ситуации в табеле нужно отражать и отпуск по уходу, и отработанное время. В табеле отпуск по уходу отражается буквенным кодом «ОЖ» либо цифровым «15», графа под кодом не заполняется.

Пример. Заполнение табеля, если сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, работает неполное рабочее время

Условие

Бухгалтеру Абрамовой О.И., находящейся с 12 марта 2009 г. в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, по ее заявлению с 1 июня 2009 г. была разрешена работа на условиях неполного рабочего времени по графику вторник, среда, четверг по 6 ч. Организация работает в режиме пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье. Продолжительность рабочего дня составляет 8 ч.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за период с 1 по 15 июня 2009 г. будет иметь следующий вид.

В соответствии с табелем за первую половину июня 2009 г. сотруднице нужно выплатить зарплату за 35 ч . За июнь 2009 г. ей также нужно выплатить и пособие по уходу за ребенком .

Статья 256 ТК РФ.
Статья 93 ТК РФ.
Статья 13 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей».

Работа в ночное время

Отработанное каждым работником время с 22 до 6 ч отражается в табеле буквенным кодом «Н» или цифровым «02» с указанием количества часов работы в ночное время . Если сотрудник работает не только в ночные часы, то часы, отработанные за пределами промежутка с 6 до 22 ч, отражаются буквенным кодом «Я» либо цифровым «01».

Таким способом удобно отражать работу в ночное время, только если в организации не применяется многосменный режим работы, то есть имеют место, в частности, работа при разделении рабочего дня на части, суточные дежурства, только ночная или только вечерняя смены, разовые, систематические или эпизодические выходы на работу в ночные или вечерние смены.

Если же работа в ночное время производится при многосменном режиме (две, три или четыре смены в сутки), то для оплаты имеет значение не только количество часов, отработанных в ночное время, но и то, является ли смена ночной или вечерней. При многосменном режиме производится доплата за работу :

  • в вечернюю смену — в размере не менее 20% часовой тарифной ставки (должностного оклада) за каждый час работы;
  • в ночную смену — в размере не менее 40% часовой тарифной ставки (должностного оклада) за каждый час работы.

Ночной считается смена, в которой не менее 50% рабочего времени приходится на ночное время . Вечерней же считается смена, непосредственно предшествующая ночной смене. При двухсменном режиме работы вторая смена может быть либо вечерней, либо ночной. Если продолжительность смены при двухсменном режиме не превышает 8 ч, то вторая смена, непосредственно следующая за дневной, начинающейся утром, считается вечерней. Поэтому имеет смысл дополнить табель строками для отражения вида смены.

Пример. Заполнение табеля при многосменном режиме работы

Условие

В организации применяется многосменный режим работы и ведется суммированный учет рабочего времени. Наладчик оборудования Гаврилов С.П. в июне 2009 г. отработал 9 дневных (с 6 до 14 ч), 6 вечерних (с 14 до 22 ч) и 5 ночных смен (с 22 до 6 ч) (всего 160 ч). Продолжительность дневной, вечерней и ночной смен составляет 8 ч. Оплата производится по часовым тарифным ставкам.

Для отражения вида смены в табель введены дополнительные строки и буквенные коды: для обозначения дневной смены — «СД», вечерней смены — «СВ», ночной смены — «СН». А для удобства определения количества дневных, вечерних, ночных смен правая часть табеля была дополнена графами «Количество смен: всего, из них: дневных, вечерних, ночных».

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за июнь 2009 г. будет иметь следующий вид.

В соответствии с табелем за июнь 2009 г. наладчику нужно:

  • за каждый из 48 ч, отработанных в вечернюю смену, произвести доплату в размере 20% часовой тарифной ставки;
  • за каждый из 40 ч, отработанных в ночную смену, — в размере 40% часовой тарифной ставки;
  • каждый из 8 ч работы в праздничный день 12 июня 2009 г. оплатить в размере двойной часовой тарифной ставки.

Статья 96 ТК РФ; п. 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Подпункт «а» п. 9 Постановления Совета Министров СССР, ВЦСПС от 12.02.1987 N 194; ст. 423 ТК РФ; Определение Верховного Суда РФ от 19.11.2003 N 48пв-03.
Статья 96 ТК РФ.

Сверхурочная работа

Для отражения в табеле сверхурочной работы в графах 4 или 6 формы N Т-12 (графе 4 формы N Т-13) надо отметить буквенный код «С», а под ним указать количество часов и минут, отработанных сверхурочно .

Сверхурочная работа компенсируется повышенной оплатой :

  • за первые 2 ч — не менее чем в полуторном размере;
  • за последующие часы — не менее чем в двойном размере.

Пример. Заполнение табеля при привлечении к сверхурочной работе

Условие

29 июня 2009 г. наладчик Авдеев И.И., которому установлена пятидневная рабочая неделя с продолжительностью рабочего дня 8 ч, с 10 до 19 ч (включая перерыв на обед 1 ч), с его согласия был привлечен к сверхурочной работе на 4 ч с 19 до 23 ч.

Решение

Фрагмент табеля по форме N Т-12 за 29 июня 2009 г. будет иметь такой вид.

Это интересно:  Вопрос о правильности использования земельного участка

В соответствии с табелем Авдееву И.И. сверхурочную работу нужно оплатить:

  • 2 ч работы с 19 до 21 ч 29 июня 2009 г. в полуторном размере;
  • 2 ч работы с 21 до 23 ч 29 июня 2009 г. в двойном размере.

Кроме того, за час сверхурочной работы с 22 до 23 ч 29 июня 2009 г. нужно доплатить еще 20% часовой тарифной ставки, как за работу в ночное время.

От правильного отражения в табеле работы сотрудников напрямую зависит расчет бухгалтерией зарплаты каждого из них. Особенно в тех случаях, когда на работника возлагалась дополнительная нагрузка или же, наоборот, он отсутствовал на работе по тем или иным причинам. Кроме того, только табелем можно подтвердить соблюдение организацией установленной законодательством продолжительности рабочей недели, нормы сверхурочных работ, нормы работы в ночное время и других обязательных требований, связанных с режимом труда, в случае проверки трудинспекцией.

Пункт 2 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Статья 152 ТК РФ.

Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

  • ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
  • получать данные об отработанном времени;
  • рассчитывать зарплату;
  • составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. .

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К». А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «в», а в нижней — нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. . приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Требования и порядок заполнения табеля учёта рабочего времени

Для того чтобы выплачивать зарплату своим работникам без ошибок, необходимо знать, как в компании правильно заполнять табель учета рабочего времени. Это подразумевает осуществление контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, а также проведенного на работе времени. Наниматель обязан фиксировать все эти данные, вне зависимости от того, как много работников трудится у него в штате. Работодатель следит за количеством часов и дней, которые фактически были отработаны.

Какие требования предъявляются к заполнению

Особых требований к ведению табеля нет. Важно, чтобы в нём отсутствовали ошибки и были указаны все данные. В остальном — это может быть и разработанная государственной организацией форма, и собственная форма компании. Табель обязательно содержит именной перечень сотрудников всего предприятия или отдельной его части. Заполняется в алфавитном порядке.

Должны быть отражены:

  • рабочие дни,
  • выходные,
  • больничные,
  • отпуск.

Существуют две основные методики ведения документации. Первый метод заключается в том, чтобы отмечать любое присутствие и отсутствие сотрудника на рабочем месте. Второй же — подразумевает, что отмечаются только отклонения от нормированного поведения работника. Как удобнее, так работодатель и будет вести учет времени. Многие предприятия разрабатывают собственные нормы ведения табеля учета рабочего времени, т.к. на государственном уровне их нет.

Кто отвечает за отчетность

Обычно за заполнение табеля отвечает специальный сотрудник, который и должен знать, как заполнять табель учета рабочего времени. Табель ведется в единственном экземпляре, существование копий не допускается. Единственное исключение — ведение учета в электронном и бумажном виде одновременно, но фиксирование данных только в электронном виде запрещено. На компьютере можно вести табель учета рабочего времени в excel или при помощи специальной программы в 1C.

Правила заполнения

Каждому работнику предприятия назначается собственный табельный номер, под которым он фиксируется во всех документах. Самовольное удаление и внесение работников в перечень запрещено. Это производится только после издания соответствующих локальных документов. Например, приказов об увольнении.

Если предприятие использует для учета времени работников программное обеспечение 1С, то можно не назначать сотрудникам табельные номера. Учет времени происходит автоматически с использованием идентификационных номеров, присвоенных программой самостоятельно.

Это интересно:  Договор гражданского правового характера с физическим лицом

В табеле указываются все работники, в том числе:

  • принятые на сезонную работу,
  • учащиеся с оплатой труда,
  • временные работники.

Если оформление работника было по гражданско-правовому договору, то его не требуется вносить в табель.

Открывается табель первым числом каждого месяца. В последний же день необходимо произвести подсчет всех отработанных часов и дней. Каждый месяц бухгалтерия должна получать для обработки данных заполненный табель, заверенный подписью руководителя. Однако на предприятии могут быть установлены иные правила заверения данного документа. На основе полученных данных бухгалтеры высчитывают заработную плату, положенную сотрудникам за прошедший месяц. Обычно данные передаются два раза в месяц — для расчета аванса и основной заработной платы.

На титульном листе содержится перечень сокращений, которые используются при заполнении. Как составить сокращения и какой код выбрать — остается на усмотрение организации.

Данные, которые часто указывают неправильно:

  1. ФИО сотрудника.
  2. Должность сотрудника.
  3. Праздничный день должен быть отмечен как нерабочий.
  4. День перед праздником должен быть по продолжительности меньше на час.
  5. Важно помнить, что продолжительность рабочей недели для большинства сотрудников не должна превышать 40 часов.
  6. Каждую неделю должен быть предоставлен беспрерывный отдых на протяжении 42 часов. За превышение нормы работы, выявленной при проверке, нанимателя обязывают выплатить сотруднику компенсацию.

Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Подходят для заполнения по формам Т12 и Т13, разработанным Госкомстатом. Т12 — универсальная форма, а Т13 применяется на предприятиях, где стоят автоматические турникеты, фиксирующие время нахождения сотрудника на рабочем месте. Использовать эти конкретные формы необязательно. Предприятие может разработать свою специальную вариацию на основе этих прототипов, в зависимости от того, как удобнее работать самой организации. Составить табель проще всего, если взять за образец заполнения Т 12. Чаще всего применяются именно типовые документы, поскольку они разработаны в удобной форме. Вне зависимости от используемого шаблона бланка, существуют общие требования, предъявляемые ко всем вариантам. Удобнее разобрать их на примере.

  1. В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
  2. Указывается ОКПО.
  3. Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
  4. Указывается номер документа.
  5. Отчетный период — срок, за который рассчитывается зарплата.
  6. Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
  7. В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 — осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
  8. Заполняется ежедневно.
  9. Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
  10. Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
  11. В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 — причина, по которой это произошло.
  12. В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
  13. Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
  14. Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
  15. Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
  16. Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
  17. При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.

Важно! Информация, содержащаяся в табеле, помогает также мотивировать и подтверждать наложенные на сотрудника взыскания. Нужно только правильно заполнить документацию.

Заполняется табель уполномоченным на это лицом. Им может быть любой сотрудник, выбранный руководителем организации. Это происходит либо с выпуском специального составленного приказа, либо с указанием этих обязанностей в договоре. В противном случае незаконно требовать заполнения документов от какого-либо сотрудника, т.к. это не входит в его прямые обязанности.

В больших компаниях после заполнения табель передается на сверку сотруднику отделов кадров, а только после этого подписывается руководителем и передается в бухгалтерию.

Какие проблемы могут возникнуть в организации из-за неправильного заполнения табеля

Если в организации будет отсутствовать табель, это повлечет наложение штрафа при проверке организации соответствующей инспекцией. Обратить внимание на заполнение документов с учетом рабочего времени могут и в ходе налоговой проверки. Такие ситуации возникают, если заработная плата занимает существенный % от общего количества расходов организации, и есть подозрения в завышении этих выплат.

Типичные ошибки при заполнении:

  • Не были указаны данные о работе сверх нормы, т.е. переработки и сверхурочные часы.
  • Неверно указаны соответствующие коды.
  • Данные о зарплате, указанные в табеле, не соответствуют выплаченным фактически.

Если заполнить табель учета рабочего времени по правилам и своевременно, то никаких проблем возникнуть не должно.

Как вести табель учета рабочего времени

Унифицированные формы

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2021 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2021 года.

Форма Т-12

Форма Т-13

Форма ОКУД 0504421

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

  • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
  • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2021 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания). При этом используются специальные обозначения. Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенный (К) или цифровой (06) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы.

Чтобы упростить процесс, вы можете подобрать и скачать программу «Табель учета рабочего времени» бесплатно. В них уже есть все формы, а расчет производится автоматически.

Статья написана по материалам сайтов: hr-portal.ru, kadrovyhdel.ru, gosuchetnik.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector